Gelen kutunuz yanıtlanmamış mesajlarla dolu olduğu için önemli bir e-postayı hiç kaçırdınız mı? Çoğu insan bunu deneyimlemiştir ve hemen hemen herkes sabah gelen kutunuzu açar açmaz dikkatinizi çeken okunmamış elli e-postanın dikkatinin dağıldığını bilir.

Araştırmalara göre, çalışanlar haftalarının yüzde 28'ini^{(28 percent of their week)} e-postaları okuyarak ve yanıtlayarak geçiriyor. Bu, işteki tüm zamanınızın dörtte birinden fazlası. Sürekli bir e-posta yağmuru ile uğraşmak zorunda kalmasaydınız, daha ne kadar başarabilirdiniz?

Gelen Kutusu Sıfırı Nedir?

Gelen Kutusu Sıfır^(Zero) , üretkenlik konusunda uzman olan Merlin Mann tarafından geliştirilen bir konsepttir . Çoğu kişi addaki "sıfır"ı bir kişinin sahip olduğu e-posta sayısını belirtmek için yorumlasa da, başlangıçta insanların e-posta hakkında düşünmek için ne kadar zaman harcadıklarına atıfta bulundu. Sıfır e-postanız varsa, onları düşünmek için neredeyse sıfır zaman harcarsınız.

Bu makale, Gmail'de^(Gmail) kullanabileceğiniz araçları kullanarak gelen kutunuzdaki okunmamış e-postaların sayısını mutlak minimumda nasıl tutacağınız konusunda size yol gösterecek ve aldığınız e-posta yığınını evcilleştirmenize yardımcı olacak iş gününüze uygulayabileceğiniz uygulamalar konusunda size yol gösterecektir. Gün boyunca.

E-posta Yönetiminin Temelleri

E-posta üretkenliğinizi artırmanın ilk adımı gelen kutunuzu kapatmaktır. Kulağa mantıksız gelebilir, ancak e-postaları geldiklerinde ele almaktan ziyade okumak ve yanıtlamak için kendinize belirli süreler vermek daha iyidir. Araştırmalar ^(Research), kendi kendine empoze edilen veya edilmeyen son teslim tarihlerinin verimliliği artırdığını^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} ve bir projede harcanan süreyi azalttığını göstermiştir .

^(Set)E-postaları yanıtlamak için ^{(to answer emails)}her saat başında beş dakika veya günün başında ve sonunda yirmi dakika ayırın . Açıkça spam^{(clearly spam)} olan tüm e-postaları silin . Bir e-postanın yanıtlanması iki dakika veya daha kısa sürerse, önce yanıtlayın.

Bir e-postanın yanıtlanması daha uzun sürecekse, onu özel olarak belirlenmiş bir klasöre taşıyın.

Gelen Kutusu Sıfırına Ulaşmak için Gmail'i Kullanma

Gmail , dünyada en çok kullanılan e-posta istemcisidir, ancak çoğu insan platformun gerçekte ne kadar çok yönlü olduğunun farkında değildir. Gmail , görünümü üzerinde size muazzam miktarda kontrol sağlayan araçlar ve özelleştirilebilir seçeneklerle dolu . ^{(chock-full of tools)}Bu araçlardan yararlandığınızda Inbox Zero çok daha erişilebilir hale gelir.^{(Inbox Zero)}

Özel Yıldızları Kullan

Herkes Yıldız^(Star) simgesine tıklayarak bir e-postaya "yıldız" eklenebileceğini bilir, ancak kullanılabilecek 12 farklı yıldız olduğunu biliyor muydunuz? Settings > See All Settings > Generaltıklayın ve ardından ^(Click) Yıldızlar^(Stars) alt bölümünü görene kadar kaydırın .

Yıldızların farklı renkleri vardır, ancak ünlem işareti, hızlı ileri ok, onay işareti, soru işareti ve küçük harf i gibi simgeler de vardır. Varsayılan olarak, yalnızca ana yıldız etkindir, ancak etkinleştirmek için simgelerden herhangi birini tıklayıp Kullanımda^{(In use)} bölümüne sürükleyebilirsiniz.

Gmail'de^(Gmail) yalnızca tek bir sembol görünür . Seçtiğiniz tüm farklı yıldızlar arasında geçiş yapmak için birden çok kez tıklayın . ^(Click)En az dört sembol seçin: standart yıldız, kırmızı yıldız, küçük harf i ve yeşil kontrol.

Birden Çok Gelen Kutusu ve Filtre Ayarlayın^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Gmail'de^(Gmail) kullanabileceğiniz birkaç sekmeye zaten aşina olabilirsiniz : Promosyonlar, Kişisel^(Personal) , Sosyal vb. ^(Social)Settings > Inbox gidin ve Gelen Kutusu^{(Inbox type,)} türü'nün yanında , açılır kutuyu tıklayın ve Birden çok gelen kutusu'nu seçin.^{(Multiple inboxes.)}

Birden çok gelen kutusu bölümü adında yeni bir bölüm görünür . ^{(Multiple inbox sections.)}İki tanesi varsayılan olarak doldurulmuş olsa da, ana gelen kutunuzun yanında görüntülemek için en fazla beş özel bölüm adlandırabilirsiniz. Bir bölüm Yıldızlı^(Starred) e-postalar, diğeri ise taslaklar içindir. Bu bölümler arama sorguları tarafından belirlenir, bu nedenle onlar için bölümler ayırmak için özel yıldızların her birinin adını öğrenmeniz gerekir.

Bunlar her yıldızın adıdır:

Sarı yıldız
Kırmızı yıldız
turuncu-yıldız
Yeşil yıldız
Mavi yıldız
mor-yıldız
Sarı patlama (ünlem işareti)
kırmızı patlama
mor soru
Turuncu guillemet^{(Orange-guillemet)} (hızlı ileri sarma sembolü)
yeşil kontrol
Mavi bilgi (küçük harf i)

Arama sorgusu alanı farklı operatörleri tanır, böylece aynı bölüme birden çok yıldız eklemek için OR/ANDArama sorgusu^{(Search query)} alanının yanında Bölüm adı^{(Section name)} alanı bulunur. Alanın çağrılmasını istediğiniz belirli adı buraya girin.

Gelen Kutusu Sıfırını^{(Inbox Zero)} elde etmek için birkaç özel bölüm oluşturmak en iyisidir:

İşlem/Yanıt Gerekiyor
Acil Cevap Gerekiyor
Yanıt bekliyor
yetki verilmiş

İhtiyaçlarınıza göre beşinci bir bölüm kurmayı seçebilirsiniz, ancak bu dördü en temel görevleri yerine getirecektir.

Gelen Kutusu Sıfırına Ulaşmak^{(Reaching Inbox Zero)}

Artık Gmail ayarlarınızı değiştirdiğinize göre, her şeyi eyleme geçirme zamanı. İlk^(First) önce filtrelerinizi ayarlayın. Aşağıdakileri girin:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Bir e-posta aldığınızda, yapmanız gereken ilk şey, bir yanıt gerektirip gerektirmediğine veya silmeniz gerekip gerekmediğine karar vermektir. E-posta spam ise veya yanıt verilmesini gerektirmiyorsa, hemen silin veya arşivleyin.

E-posta yanıt gerektiriyorsa ve iki dakikadan az sürecekse yanıtlayın. İki dakikadan fazla zamana ihtiyacınız varsa, Yıldız^(Star) simgesine bir kez tıklayın. E-posta acilse ve yanıtlamanız gereken bir sonraki şeyse, Kırmızı Yıldız^{(Red Star)} ile işaretlemek için simgeye iki kez tıklayın .

Bir e-postayı yanıtladığınızda, bir yanıt bekliyorsanız, "Yanıt Bekleniyor" olarak belirlemek için Yıldız^(Star) simgesini üç kez tıklayın. Başka biri tarafından daha iyi ele alınan bir e-posta alırsanız, uygun kişiye iletin ve "Yetkilendirildi" olarak işaretlemek için Yıldız^(Star) simgesini dört kez tıklayın.

E-postanıza ne zaman yanıt vermek istediğinizi seçin ve yalnızca o zamanlar içinde çalışmaya odaklanın. Kendinize son tarihler vererek ve e-postaları işlemek için süreler belirleyerek, daha önemli görevlere odaklanabilmeniz için gelen kutunuzda harcadığınız süreyi azaltırsınız. Bununla saat başında ilgilenmeyi seçerseniz, önce acil e-postalara yanıt vermeye odaklanın, ardından gerisini oradan halledin.

Bu yöntemleri uygulamaya koyarak, kısa sürede gelen kutunuzun tam kontrolünü elde edebilirsiniz. Halihazırda dağınıksa, zaten sahip olduğunuz e-postaları sıralamak ve önemli olup olmadıklarını belirlemek için günde yarım saat ayırın. İhtiyacı olanlara cevap verin, ihtiyacı olmayanları silin.

Bu biraz zaman alabilir, ancak filtreler^{(but filters)} , belirlenmiş gelen kutuları ve diğer araçlar Gelen Kutusu Sıfırına ulaşmanıza yardımcı olacaktır ve^{(Inbox Zero–and)} orada kalmanıza en iyi hangi tekniklerin yardımcı olduğunu göreceksiniz.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an importаnt email because your inbox was full оf previouѕ, unanѕwered messages? Most peoplе have experienced this and almost everyone knows the distraction of fifty unread emails that dеmand your attention as soon as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Fatma Kaplan

About the author

Merhaba! Alanında 10 yılı aşkın deneyime sahip bir bilgisayar programcısıyım. Akıllı telefonlar ve Windows güncellemeleri için yazılım geliştirme ve bakımı konusunda uzmanım. Ek olarak, hizmetlerimi aylık e-posta müşteri destek temsilcisi olarak sunuyorum.

Gmail'de Gelen Kutusu Sıfırına Nasıl Gidilir?

Gelen Kutusu Sıfırı Nedir?

E-posta Yönetiminin Temelleri