Profesyonel yaşamınızda e-posta^{(life email)} muhtemelen en önemli iletişim araçlarından biridir. Bunu her gün yapıyorsun ve benim gibiysen içinde boğuluyorsun.

Elbette, özellikle e-postanızı yönetmek için günde belirli bir veya iki saat ayırabilirsiniz. Ancak her yanıt için 10 dakika veya daha uzun süre harcarsanız, e-posta tüm gününüzü kısa sürede kaplar ve Gmail bildirimlerini kapatmak sizi kurtarmaz.

Bu nedenle, yanıt alan VE^(AND) yazması birkaç dakikadan uzun sürmeyen profesyonel e-postalar yazmayı öğrenmek çok önemlidir. Neyse ki, bugün bunu başarmak için harika bir yazar veya üretkenlik gurusu olmanıza gerek yok. ^{(productivity guru)}Her şey doğru stratejiyi ve onunla birlikte kullanılacak bir dizi aracı bulmakla ilgili. 

E-posta Şablonlarını Ayarlayın (Hazır Yanıtlar)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

E-posta şablonları oluşturmak, genellikle e-posta yoluyla aynı soruları veya yorumları alan kişiler için zaman kazanmanın harika bir yoludur. Hazır yanıtları ayarlamak için bir gün ayırın ve artık aynı yanıtları günde on kez yazmak zorunda kalmayacaksınız. Hem Gmail hem de Outlook^{(Gmail and Outlook)} , zamandan tasarruf etmenize ve e-postanızı ücretsiz olarak otomatikleştirmenize yardımcı olacak bu özelliğe sahiptir. 

Yalnızca birkaç tıklamayla Gmail'de^(Gmail) profesyonel e-posta şablonlarını nasıl kuracağınız aşağıda açıklanmıştır :

• Hesabınıza giriş yaptıktan sonra dişli simgesine tıklayın ve ^{(icon and select)} Ayarlar^(Settings) 'ı seçin .
• Ardından Gelişmiş'e gidin ve ^(Advanced)Şablonlar^(Templates) seçeneğinin yanındaki Etkinleştir'e^(Enable) tıklayın . Değişiklikleri kaydetmek için sayfanın en altına gidin .^(Scroll)

• Artık kendi e-posta şablonlarınız üzerinde çalışmaya başlayabilirsiniz. Yeni bir e-postaya kaydetmek istediğiniz metni yazın. Ardından sağ alttaki üç dikey noktayı tıklayın ve taslağınızı şablon olarak kaydetmek için  Şablonlar'ı seçin.^(Templates)

2-3 cümlelik hızlı yanıtların yanı sıra uzun paragraflar içeren yanıtlar için şablonlar oluşturabilirsiniz. Bunların gelecekte size ne kadar zaman kazandıracağına şaşıracaksınız. 

Ağ E-postaları^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Sorununuz e-posta şablonlarını kullanmak değil de bunları oluşturmaksa, ^{(problem isn)}Ağ E-postalarına^{(Networking Emails)} bir şans verin. Profesyonel ağınızı büyütmenize yardımcı olabilecek düzinelerce e-posta şablonuna sahip bir web aracıdır. 

Resume Worded tarafından oluşturulan Networking Emails^{(Networking Emails)} , iletişiminizi optimize etmek için harika bir kaynaktır. Sundukları şablonların bazı örnekleri, soğuk/sıcak tanıtımları, yanıt vermeyen bir kişiyi takip etmeyi ve hatta teşekkür notları yazmayı içerir. 

Her şablon, alıcıyla iletişiminizi daha da geliştirebilecek faydalı ipuçları ve önerilerle birlikte gelir. 

Doğru e-postayı bulmak için arama düğmesini^{(search button or browse)} kullanabilir veya listeye göz atabilirsiniz. Ardından tek yapmanız gereken onu mesaj^{(message box and change)} kutunuza kopyalayıp yapıştırmak ve birkaç ayrıntıyı değiştirmek. 

Kelime Sayacı Artı^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Günde 10'dan fazla e-posta yazan biriyseniz, bazılarını kısa ve tatlı tutmak çok önemlidir. Bu nedenle, genellikle çok uzun e-postalar alıyorsanız, kendinizi durdurmak için bir kelime sayacı aracı^{(word counter tool)} kullanmayı düşünebilirsiniz . Bir Chrome uzantısı ^{(Chrome extension)} Word Counter Plus , işi sizin için yapabilir. 

E-postanızdaki metni vurgulayın^(Highlight) ve tek tıklamayla kullandığınız kelime ve karakter sayısını alın. Ardından, e-postanızı yazmaya devam edebilir veya^{(email or wrap)} iki parçalı olmadan önce tamamlayabilirsiniz. 

Taslak Harita^{(DraftMap)(DraftMap)}

Daha iyi yazmanıza yardımcı olabilecek birçok harika araç bulabilir ve böylece e-postalarınızı yeniden okumak ve yeniden yazmak için harcadığınız zamanı kısaltabilirsiniz. DraftMap bunlardan biri. Grammarly veya Hemingway'i^{(Grammarly or Hemingway)} düşünün , ayrıca gereksiz kelime tekrarını kontrol eder ve tek bir ^{(word repetition)}yazı stiline^{(writing style)} bağlı kalmanıza yardımcı olur . 

Bu Chrome uzantısı^{(Chrome extension)} , yazınızla ilgili renk kodlu gerçek zamanlı öneriler sunar. E-postanızın okunabilirliği ile ilgili tavsiyelerin yanı sıra pasif ses, yazım hataları, klişeler kullanmaktan kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Tüm öneriler Ernest Hemingway'in yazım kurallarına dayanmaktadır. DraftMap , tüm işlemler e-posta oluşturma ^(DraftMap)kutunuzun^{(composition box)} içinde gerçekleştiğinden özellikle kullanışlıdır .

E-postanızı düzenlemeyi bitirdikten sonra hâlâ vurgulanmış sözcükleriniz varsa endişelenmeyin. Alıcı renkleri görmez, önerileri yalnızca siz görebilirsiniz. 

E-postanız Daha İyi Olabilir^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

E-postanız Daha İyi^(Better) Olabilir , herkesi en iyi e-posta uygulamaları konusunda eğiterek e-postaları yönetmek için harcadığınız zamanı azaltmak için tasarlanmış çevrimiçi bir araçtır. 

Profesyonel bir e-posta oluştururken belirli kurallara uyuyorsunuz. İletinizin net bir konu satırına sahip olduğundan emin olmak veya gereksiz ekleri dışarıda bırakmak gibi. İnsanların bu kuralları ne sıklıkla çiğnediğine şaşıracaksınız, bu da sonuçta her iki tarafın da daha fazla zaman ve çaba harcamasına^{(time and effort)} neden olur . 

E-postanız Daha İyi Olabilir^{(Your Email Could Be Better)} 10 yaygın hatadan oluşan bir listeye sahiptir. Noktaların her biri, e-postanızı nasıl daha iyi hale getireceğinize dair bir açıklama ve örneklerle birlikte gelir. ^{(explanation and examples)}Bu, iş arkadaşlarınıza bu kurallardan bahsetmek istediğinizde ancak nasıl yapılacağını bilmiyorsanız kullanışlı olabilir. Kendi kelimelerinizi kullanabilir veya onlara, amacınızı göstermek için E-postanız Daha İyi Olabilir'e^{(Your Email Could Be Better)} bir bağlantı gönderebilirsiniz . 

Hepimiz e-postamızın tamamen otomatik olmasını ve hiç dikkat gerektirmemesini diliyoruz. Bu bugün tam olarak mümkün olmasa da, her küçük yardımcı olur. İster e-posta uzunluğunuzu kısaltın, ister yazarken kendinize zaman ayırın, bazı kurallar belirledikten sonra ilk iyileştirmelerinizi fark edeceksiniz. 

Uzun zaman alan e-postalar yazmayı bırakamıyorsanız, belki de e-postayı tamamen bırakmanın zamanı gelmiştir. Bunun yerine iş arkadaşlarınızla mesaj alışverişi yapmak için Müşteri İlişkileri Yöneticinizi^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) veya Slack'i^(Slack) kullanmayı deneyin . Başka bir şey değilse, e-postaya daha az zaman harcamanıza yardımcı olur. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life email is probаbly one of the most important means of communication. You do it on a dailу basis and if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Steam'da bir Disk Write Error nasıl düzeltilir

• Daha Sonra Gönderilecek E-postalar Nasıl Planlanır

• Spam E-postaların Gelen Kutunuza Ulaşmasını Nasıl Durdurursunuz?

• Chromebook üzerinde bir Photo or Video atın 3 Yolları

• Nasıl Detect Computer & Email Monitoring veya Spying Software

• Nasıl Facebook üzerinde Memories bul

• Discord Spoiler Tags Nasıl Kullanılır

• Silmek yerine Facebook Account nasıl devre dışı bırakılır

• Best Camera Settings Portraits için

• Nasıl Ara ve Birinin Silinen Tweet'lerini Bulun

• Twitch Name'inizi değiştirebilir misiniz? Evet, ama Be Careful

• PC or Mobile gelen Roku TV yayınla nasıl

• Size Anonymous Text Message Nasıl Gönderilir?

• Screenshot Steam'da nasıl alınır

• File No Extension ile Nasıl Açılır

• It kontrol etmek Uber Passenger Rating and How Nedir

• Hangi Do BCC and CC Mean? Basic Email Lingo'i anlama

• GIMP'te bir Transparent Background nasıl oluşturulur

• Screen'i bir Chromebook'ta nasıl bölünür

• Caps Lock'u Chromebook'de nasıl açılır veya kapatılır