İş arkadaşlarınızla iletişim kurmak için Outlook'u kullanıyorsanız, muhtemelen üyeliği sık sık değişen belirli bir gruba tekrar tekrar e-posta göndermek istemişsinizdir. Örneğin, tüm müşteri hizmetleri temsilcilerinize her gün e-posta göndermeniz gerekebilir, ancak yüksek ciro nedeniyle liste sık sık değişebilir.

Her e-posta gönderdiğinizde her kişinin adını veya e-posta adresini manuel olarak yazabilirsiniz, ancak grup büyüdükçe bu hızlı bir şekilde hantal hale gelebilir. Sadece bu değil, aynı zamanda ofis dramasına yol açabilecek birini istemeden unutma riskini de taşırsınız. Bir dağıtım listesi veya iletişim grubu burada devreye girer!

Çoğunlukla, "kontak grubu" ve "dağıtım listesi" terimleri birbirinin yerine kullanılabilir. Microsoft , muhtemelen "dağıtım listesinden" biraz daha sezgisel olduğu için "iletişim grubu" ifadesini kullanmaya başladı. 

Ancak, Microsoft 365^{(Microsoft 365)} kullanan kuruluşlarda ikisi arasında gerçek bir ayrım vardır . Microsoft 365 yöneticileri, mevcut Outlook dağıtım listelerini " Gruplar^(Groups) "a dönüştürebilir, bu da grup üyelerine Microsoft Teams , Yammer ve Planner gibi paylaşılan kitaplıklara ve işbirliği alanlarına erişim sağlar .

BT departmanınız muhtemelen kuruluşunuzun Outlook dağıtım listelerini, özellikle de korkunç ve çoğu zaman bakımı kötü olan tüm personel listesini yönetse de, ^(Outlook)Outlook'ta^(Outlook) kendi kişi gruplarınızı oluşturabilirsiniz . 

Aşağıda, hem tarayıcı sürümü hem de masaüstü uygulaması için  Outlook'ta^(Outlook) kişi gruplarının nasıl oluşturulacağı konusunda size yol göstereceğiz .

Outlook Online'da^{(Outlook Online)} Kişi Grubu^{(Contact Group)} Nasıl Oluşturulur

Outlook'un^(Outlook) tarayıcı sürümünde bir kişi grubu oluşturmak kolaydır.

1. Outlook.com adresinde hesabınızda oturum açın veya Microsoft 365'te^{(Microsoft 365)} zaten oturum açtıysanız uygulama başlatıcıdan Outlook'u^{(Outlook )} seçin . Uygulama listesinde Outlook'u^(Outlook) görmüyorsanız (göreceksiniz), Tüm uygulamalar^{(All apps)} 'ı seçin .

1. Sol bölmede, Gruplar altında ^(Groups)Yeni grup'u^{(New group)} seçin .

1. Açılır pencerede, yeni grubunuza bir ad ve açıklama verin ve Oluştur'u^(Create) seçin . (Kuruluşunuz etkinleştirmişse, grup için bir e-posta adresi oluşturmanız istenebilir. Bu durumda, kullanım kolaylığı için e-posta adresini grup adıyla aynı yapmaya çalışın.)

1. Şimdi, gruba üye ekleyin. Kişileri ada veya e-posta adresine göre arayın . ^(Search)Gruba eklemek istediğiniz kişi için arama sonucunu seçin, "Bu kişi eklenecek" altında görünecektir.

1. ^(Repeat)İstediğiniz herkesi gruba ekleyene kadar 4. adımı tekrarlayın . Ardından Ekle^(Add) düğmesini seçin.
2. Kapat'ı^(Close) seçin .
3. Yeni^{(New message)} mesaj'ı seçerek oluşturduğunuz gruba bir e-posta gönderin .

1. Kime^(To) alanına, oluşturduğunuz grubun adını yazmaya başlayın ve beliren listeden grubu seçin.

Basit. Peki ya gruba kişi eklemeniz veya gruptan kişi çıkarmanız gerekirse? Okumaya devam etmek.

Outlook Online'da ^{(Outlook Online)}Kişi Grubu^{(Contact Group)} Nasıl Düzenlenir

Microsoft , Outlook Online'dan^{(Outlook Online)} hiç çıkmadan bir kişi grubunu düzenlemeyi kolaylaştırdı . Kuruluşunuzun Microsoft 365'i^{(Microsoft 365)} nasıl yapılandırdığına bağlı olarak bazı adımlar biraz farklı olabilir , ancak aşağıdaki adımlar sizi oraya götürmelidir.

1. Sol bölmede, Gruplar^(Groups) altında düzenlemek istediğiniz grubu seçin.
2. Bu grubun girişinde Diğer^(More) (üç nokta/üç nokta) simgesini seçin.

1. Ayarlar'ı^(Settings) seçin . ( Outlook'un^(Outlook) kuruluşunuz için nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak, doğrudan Diğer simgesinden üye ekleme^{(Add members)} seçeneğini görebilirsiniz .)

1. Sağda görünen Grup Ayarları panelinde Grubu düzenle ^{(Group Settings)}'yi^{(Edit group)} seçin .

1. Üyeler^{(Members )} sekmesini  seçin .
2. Buradan, çıkarmak istediğiniz kişinin girişinin yanındaki X simgesini seçerek üye ekleyebilir veya gruptan silebilirsiniz.

1. Gruba üye eklediyseniz, Ekle^(Add) düğmesini seçin. Aksi takdirde Kapat'ı^(Close) seçin .

Outlook Online'da^{(Outlook Online)} Kişi Gruplarını Düzenlemenin^{(Edit Contact Groups)} Başka Bir Yolu^(Way)

Outlook'un^(Outlook) nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak, aşağıdaki adımları izleyerek de kişi gruplarını düzenleyebilirsiniz:

1. Outlook'un ^(Outlook)Kişiler^{(People )} bölümüne gidin ( Takvim^(Calendar) simgesinin sağında). 

1. Gruplar^(Groups) bölümündeki sol bölmede, oluşturduğunuz grupları görüntülemek için Sahip'i^(Owner) seçin .

1. Listeden^(Select) düzenlemek istediğiniz grubu seçin.
2. Grup üyelerini yönet'i^{(Manage group members)} seçin .

1. Buradan, bir girişin yanındaki X işaretini seçerek üye ekleyebilir veya mevcut üyeleri silebilirsiniz .

Outlook'un Masaüstü Uygulamasında Bir ^{(Desktop App)}Kişi Grubu^{(Contact Group)} Nasıl Oluşturulur

Outlook'un^(Outlook) masaüstü sürümünde bir kişi grubu oluşturmak , çevrimiçi sürümde olduğundan daha da basittir.

1. Outlook'u başlatın ve sol alt köşeye yakın (e-posta, görevler, kişiler ve takvim arasında geçiş yaptığınız ) Kişiler simgesini seçin.^(People)

1. Ardından, araç çubuğundan Yeni Kişi Grubu^{(New Contact Group)} öğesini seçin . (Kuruluşunuz Microsoft 365 kullanıyorsa, ^{(Microsoft 365)}Yeni Grup^{(New Group)} düğmesini de görebilirsiniz . Bizim amaçlarımız doğrultusunda, grup e-postalarını kolaylaştırmak için Yeni Kişi Grubunu kullanacağız.)^{(New Contact Group)}

1. Görüntülenen Kişi Grubu^{(Contact Group)} penceresinde, kişi grubunuza bir ad verin ve ardından Üye Ekle'yi^{(Add Members)} seçin ve yeni üyelerinizi nereden almak istediğinizi seçin. Seçenekler arasında Outlook Kişilerinden^{(From Outlook Contacts)} , Adres Defterinden^{(From Address Book)} veya Yeni E-posta Kişisinden^{(New Email Contact)} olabilir . 

1. Kişi grubuna eklemek istediğiniz kişileri tek tek arayın. Girişlerinin vurgulandığından emin olun ve onları eklemek için Üyeler düğmesini seçin ( ^(Make)veya^(Members) girişlerine çift tıklayın). Bitirdiğinizde, Tamam'ı seçin^(OK) .
2. Pencereyi kapatın, değişikliklerinizi kaydetmeniz istenirse Evet yanıtını verdiğinizden emin olun.^(Yes)
3. Artık yeni bir e-posta adresi aldığınızda, Kime^(To) alanına kişi grubunun adını yazabilirsiniz. Kişi grubunuz eklenecektir. Dilerseniz grup listesini genişletebilirsiniz; Outlook , listeyi üyeleriyle değiştirecektir. Yine de uyarılırsınız, listeyi tekrar daraltamazsınız.

Kişi grupları, ^(Contact)Outlook adres defterinde girişler olarak görünür , böylece onları alfabetik olarak sıralanmış listede bulabilirsiniz.

Outlook'un Masaüstü Uygulamasında Bir ^{(Desktop App)}Kişi Grubu^{(Contact Group)} Nasıl Düzenlenir

Şimdi Outlook'un^(Outlook) masaüstü sürümünde mevcut bir kişi grubunu düzenleyelim .

1. Outlook'u başlatın ve sol alt köşeye yakın Kişiler simgesini seçin.^(People)
2. ^(Find)Kişi listenizde düzenlemek istediğiniz grubu bulun ve seçin.
3. Sağdaki bölmede Düzenle'yi^(Edit) seçin . Bu sizi üye ekleyerek ve/veya çıkararak grubu yönetebileceğiniz yere geri getirecektir.

Outlook'un^(Outlook) çevrimiçi sürümünü veya masaüstü uygulamasını kullanıyor olsanız da, tekrar tekrar kullanacağınız Outlook dağıtım listelerini oluşturmak için birkaç dakika ayırmaya kesinlikle değer . Yaptığına sevineceksin.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you υse Outlook to communicate with your colleagues, you’ve probablу wanted to repeatedly email a specific grouр whose membership changes often. For example, уou maу need to email all of your customеr servіce reps every day, but due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Forward Outlook Emails'e Gmail'e nasıl yapılır?

• Excel'da bir Drop Down List nasıl oluşturulur?

• E-posta ve Görevler için Microsoft Outlook Kısayolları Nasıl Oluşturulur

• Outlook E-postasını Gönderene, Tarihe, Anahtar Kelimeye, Boyuta ve Daha Fazlasına Göre Arayın

• Kuralları Kullanarak Outlook'ta E-postaları Otomatik Olarak Klasörlere Taşıyın

• Bir Microsoft Word Document bir İmza ekleme nasıl

• Headers and Footers içinde PowerPoint Ekleme

• Booklet Word'te Nasıl Yapılır

• MS Word ile bir Greeting Card nasıl oluşturulur

• Histogram Excel'de nasıl yapılır

• Microsoft Outlook Yanıt Vermiyor mu? Denenecek 8 Düzeltme

• Excel'da Group Worksheets'da Nasıl Yapılır

• Çalışma Kitabındaki Önemli Hücreleri İzlemek için Excel İzleme Penceresini Kullanma

• Mail Merge Word'da Create Letters, Labels ve Zarflar Nasıl Kullanılır

• Bir E-postaya Başka Bir Outlook Öğesi (E-posta, Kişi, Görev veya Takvim Öğesi) Nasıl Eklenir

• Ultimate Guide Hasarlı veya Corrupt Word File'yı tamir etmek için

• Gantt Charts içinde Microsoft Excel Oluşturma

• Comments içinde Word Ekle veya Kaldır nasıl

• Microsoft Teams'te Breakout Rooms nasıl oluşturulur

• Ücretsiz Microsoft Word Nasıl Alınır