Microsoft 365 kısa süre önce üretkenliği izlemek için yeni özellikleri duyurdu. Çalışanlarla ilgili verileri izlemeyi amaçlıyordu, ancak insanlar Microsoft Teams tarafından toplanan kullanıcı verilerinin miktarından haberdar olduktan sonra özelliğin başlatılması geri tepti .

Microsoft Teams hangi verileri toplar?

Microsoft Teams üç tür veri toplar: Sayım, Kullanım^{(Census, Usage, )} ve Hata raporlama verileri^{( Error reporting data)} . Sayım verileri, cihazınız, işletim sisteminiz ve kullanıcı diliniz hakkında standart bilgilerden başka bir şey değildir. Ayrıca, gereksiz bağlantılardan kaçınmak için iki kez korunan belirli bir kullanıcı kimliği oluşturur. Teams kullanıcı etkinliği raporundaki ^{(Teams user)}sayım^(Census) verileri, toplanan varsayılan verilerdir ve kullanıcı tarafından devre dışı bırakılamaz.

Microsoft ayrıca ^(Microsoft)gönderilen mesajların^{(number of messages sent)} , çağrıların^(calls) ve katılınan toplantıların^{(meetings joined)} sayısı ile birlikte kuruluşun adını^{(name of the organization)} içeren kullanım verilerini de toplar . Ayrıca, zamanında düzeltilebilmeleri için hataların izlenmesine de yardımcı olur. Buna Hata^(Error) raporlama verileri denir .

Okuyun: ^(Read:) Özel Ekip nasıl oluşturulur ve Microsoft Teams'de Gizlilik nasıl değiştirilir^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} ?

Microsoft Teams Kullanıcı Etkinliği Raporu^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Bir Teams kullanıcı etkinliği raporunu görüntülemek ve düzenlemek için ^(Teams)Teams hizmet yöneticisi^{(Teams service admin)} olmanız gerekir . Yönetici rolleri ve izinleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için bir ekibi yönetmek üzere Teams yönetici rollerine erişin^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Microsoft Teams yönetim merkezinin sol gezinme bölmesinde, Analytics & reports > Usage reports seçeneğine gidin .
2. Rapor^{(Report )} sekmesinin altındaki Raporları görüntüle^{(View reports)} sekmesinden Ekipler kullanıcı etkinliğini^{(Teams user activity )} seçin .
3. Veri aralığı^{(data range)} sekmesi altında bir aralık seçin
4. Raporu çalıştır'a^(Run) tıklayın .

Teams Kullanıcı Etkinlik Raporunu^{(Teams User Activity Report)} Yorumlama

Teams kullanıcı^{(Teams user)} etkinliği raporu, son 7 gün, 30 gün veya 90 gün içinde^{(7 days, 30 days, or 90 days)} görüntülenebilir . Rapor, kullanıcı tarafından kullanımın bir dökümünü verir. Kanal mesajlarının ayrıntılarını, yanıtlama ve gönderme mesajlarını, organize toplantı ayrıntılarını ve toplantıya katılma ayrıntılarını verir. Ayrıca son aktivite, video zamanı ve ekran paylaşım aktivitesi hakkında da bilgi verilebilir.

Bu rapor, şirket yöneticilerinin Teams^(Teams) kullanarak çalışan etkinliğine ilişkin öngörüleri görüntülemesi için yararlıdır . Yöneticiler, 19 farklı türde kullanıcı etkinliği verisini görüntüleyebilir. Şu anda, kullanıcıların ilgili şirket yöneticilerinden bu veri toplamayı devre dışı bırakmalarının bir yolu yoktur. Her ne kadar birçok şirket bu tür verilerin mevcudiyetinden haberdar olmayabilir.

Teams kullanıcı^{(Teams user)} verileri nerede depolanır?

Microsoft Teams , verilerin işlenme şekline ilişkin farklı standartlarla dünya çapında ve çeşitli yargı alanlarında faaliyet göstermektedir. Bireysel verilerin fiziksel olarak nerede depolandığını görmek isterseniz Microsoft 365 yönetim merkezine^{(Microsoft 365 admin center)} gidebilirsiniz . Settings > Organization profile tıklayın ve ardından Veri Konumu'na^{(Data Location)} gidin .

Ekip Bildirimlerini Yönetme

Teams üzerinde çalışırken , ekranın sağ alt köşesinde sürekli ping ile birkaç bildirim almak oldukça dikkat dağıtıcı olabilir.

Teams'in^(Teams) sağ üst köşesindeki üç noktaya tıklayıp Kanal bildirimlerini^{(Channel notifications)} seçip tamamen kapatarak kontrolü geri alabilirsiniz. “Özel” öğesini^{(“Custom”)} seçerek de yeni kurallar oluşturabilirsiniz .

“ Tüm yeni gönderiler^{(All new posts)} ” i kapatmak isteyebilirsiniz ve ayrıca , örneğin biri sizi bir kanalda @ Kanal^(Channel) adını kullanarak etiketlediğinde, “ Banner ve besleme^{(Banner and feed)} ”den “ Yalnızca beslemede göster ”e kadar ^{(Only show in feed)}Kanaldan^(Channel) bahsetme sayısını azaltmak isteyebilirsiniz .

Bir başka dikkat dağıtıcı şey, planlanmış bir toplantıya davet edilmeniz veya bir toplantıyı yarıda bırakmanıza rağmen devam eden toplantının sohbet kutusuna her mesaj yazıldığında bildirim almaya devam etmenizdir.

Bu sorun için geçici bir çözüm, durumunuzu “ Rahatsız etmeyin^{(Do not disturb)} ” olarak değiştirmektir . Bunu, Teams'in ana sayfasındaki profil resminize tıklayarak^(Teams) , “ Müsait^(Available) ” seçeneğine tıklayıp “ Rahatsız etmeyin^{(Do not disturb)} ” olarak değiştirerek yapabilirsiniz.

Ayrıca, Settings > PrivacyÖncelikli erişimi yönet^{(Manage priority access)} ” seçeneğine tıklayarak önceliği yönetebilir ve bildirim almak istediğiniz kişilerin adlarını ekleyebilirsiniz.

Okuyun^(Read) : Microsoft Teams toplantılar sırasında kilitleniyor veya donuyor^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Microsoft Teams'de erişim denetimi

Ekipler^(Teams) ayrıca , düşünmek ve çalışmak için zaman ve alan elde etmeniz için Microsoft Teams'e^{(Microsoft Teams)} erişimi sınırlandırmanın bir yolunu da sağlar .

Bunu, Settings > Privacy giderek ve " Makbuzları oku^{(Read receipts)} " radyo düğmesini değiştirerek yapabilirsiniz.

Kuruluşunuzdan hesabınızda çok faktörlü kimlik doğrulamayı^{(multi-factor authentication)} açmasını ve ekstra bir koruma katmanı eklemesini isteyebilirsiniz . Hesap koruması için güçlü, benzersiz bir parola ve bir parola yöneticisi gereklidir.

Belirli bir ekibin üyesiyseniz, ekibin yalnızca belirli üyelerine sınırlı erişime izin veren özel kanallar^{(private channels)} da oluşturabilirsiniz . Seçilen takımda kanallar bölümüne gidin ve üç noktayı tıklayın. Gizlilik^(Privacy) altında Kanal ekle'ye^{(Add channel)} gidin ve Gizlilik'i^(Privacy) seçin .

Daha sonra ekibe eklemek için ilgili kişileri seçebilirsiniz - 250 kişiye kadar. Yalnızca bir kanal oluşturucu, özel bir kanala kişi ekleyebilir veya bu kanaldan kişi çıkarabilir. Özel bir kanalda paylaşılan dosyalara veya mesajlara, bunun dışında kimse erişemez.

Microsoft Teams , uzaktan çalışmaya geçişle birlikte popülerlik kazandı. Çalışanların artık hassas verilerin tamamen güvende kalmasını ve Teams kullanıcı^{(Teams user)} etkinliği raporunun kötüye kullanılmamasını sağlarken işbirliği yapması gerekiyor . Yukarıda belirtilen öneriler, sorunsuz iletişim sağlarken verilerinizin güvende kalmasına yardımcı olacaktır. Umarım işinize yararlar.

Sonraki oku^{(Read next)} : Microsoft Teams yüksek bellek ve CPU kullanımı sorunu.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productiνity. It wаs аimed at mоnitoring datа about workers but the feature launch backfired after people were made aware of the amount of υser data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Microsoft Teams'te bir Private Team and change Privacy nasıl oluşturulur?

• Zoom için Microsoft Teams nasıl eklenir

• Microsoft Teams Linux and macOS'de Nasıl Kurulur

• Birini Microsoft Teams'da işlerinde nasıl övünme

• Özlüyorsun, yöneticinizin Microsoft Teams'yı etkinleştirmesini isteyin

• Slack, Zoom and Microsoft Teams için Google Calendar bağlamak için nasıl

• Microsoft Teams meeting O PC or Mobile nasıl kaydedilir

• Snapchat Camera filter Microsoft Teams and Skype'de nasıl kullanılır?

• Microsoft Teams'ün Startup'de otomatik olarak açılmasını nasıl durdurulacağı

• Microsoft Teams'de Kişisel Özellikler Nasıl Kullanılır

• Background Noise içinde Microsoft Teams azaltmak için nasıl

• Tabs içinde Microsoft Teams nasıl oluşturulur

• Microsoft Teams'da tüm katılımcılar mikrofonunu susturulur

• Urgent or Important Message Microsoft Teams'de nasıl gönderilir

• Custom Backgrounds Microsoft Teams'de Nasıl Kullanılır

• Microsoft Teams için en iyi Productivity apps

• IP Camera apps Microsoft Teams and Skype ile Nasıl Kullanılır

• Best Educational apps Microsoft Teams için öğretmenler ve öğrenciler için

• Microsoft Teams için Best Project Management apps

• Microsoft Teams'de toplantıları nasıl kilitlenir