Dünya çapındaki birçok firma, evden çalışma olanağını, ofiste olması gerekmeyen çalışanlarına kadar genişletmekten çekinmiyor. Bu bağlamda, belirli video konferans görgü kurallarının^{(video conferencing etiquette)} farkında olmak önemli hale gelir .

Şirketler kesintisiz etkileşim sağlamak için telepresence ve video konferans modundan yararlanırken, kalıcı bir izlenim yaratmak için benimsemeniz gereken bazı video konferans görgü kuralları, ipuçları ve kurallar burada.

Okuyun^(Read) : Bir Microsoft Teams toplantısı nasıl kurulur ve katılınır^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Video konferans görgü kuralları kılavuzu

Bir video konferansta, kalıcı bir izlenim yaratmak için herkesle yüz yüze tanışma şansınız olmaz. Bu nedenle, bir referans kılavuzu olarak bu istenen görgü kurallarını takip edin.

1. Toplantı gündemlerini önceden belirleyin
2. Arka planı ayarla
3. Toplantı için hazırlanın
4. Dakik olun
5. Masanızı temiz tutun
6. Kitlenizi tanıyın
7. İlgili noktaları belgeleyin
8. Bir not alıcı atayın
9. Diğer katılımcılara karşı nazik olun
10. Kullanılmadığında mikrofonun sesini kapalı tutun

İyi video konferans görüşmesi görgü kuralları, güveninizi güçlendirmenize ve iletişim becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olabilir.

1] Toplantı gündemlerine önceden karar verin^(Decide)

Etkili video konferans için temel bir uygulama, toplantıyı ve toplantıyı yalnızca tartışmaların konusunu tam olarak anladığınızda düzenlemektir. Bu nedenle, sanal toplantıyı düzenleyen sizseniz, tüm katılımcıların önceden bu konuda biraz bilgi sahibi olduğundan emin olun. En az iki hatırlatıcı göndermek güvenli kabul edilir,

• Toplantıdan bir gün önce
• Toplantının başlamasından bir saat önce

Bu, katılımcıların hazırlıksız yakalanmamaları ve görgü kurallarıyla boğuşmamaları için toplantıya hazırlanmalarına yardımcı olur.

2] Arka planı ayarlayın

Gölgelerden kaçınmak için arka planda uygun yıldırım koşullarına sahip olmak daha da önemlidir. Benzer şekilde, doğrudan arkanızda güneşli bir pencereniz varsa, şimşeği kısmak için güneşliği çekin. Ayrıca, temiz bir duvar veya perde, dağınık bir ofisten veya tuhaf sanat eserlerinden, dikkat dağınıklığını önlemek için çok daha iyidir.

Video konferans yaptığınız kişinin dikkatinin dağılmaması gerektiğini unutmayın. Bu nedenle, aramadan önce ne gördüklerini kontrol ettiğinizden emin olun. Arka planda neler olduğu ve başkalarının bunu nasıl görebileceği konusunda çok fazla endişelenmek, işin önüne geçebilecek stres yaratabilir.

Okuyun^(Read) : Microsoft Teams toplantısında arka plan nasıl bulanıklaştırılır^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Toplantı için hazırlanın

^(Sit)Kameraya dik oturun ve yüzünüzde bir gülümseme takın. Konuşurken doğal jestler kullanın^(Use) ve yan konuşmaları sınırlamaya çalışın. Mikrofona dokunmaktan veya mikrofonun yanındaki kağıtların hışırtısından kaçının . ^(Avoid)Ayrıca hareketlerinizi mümkün olduğunca az tutun.

4] Zamanında olun

Birçok insan alışılmış olarak geç kalır, bu nedenle zamanında olmak önemlidir. Aslında bu, herhangi bir toplantıya, videoya veya başka bir şeye ayak uydurmak için bir standart olmalıdır. Çünkü, fiziksel bir toplantıdan kurtulabilecek olsanız da, video konferansta kaçış yolu yoktur.

5] Masanızı temiz tutun

Çalışma masanız dağınık veya düzensiz görünmemelidir. Bu nedenle, kamera ile aranızda hiçbir şey olmaması önemlidir. Masanızdaki kağıt yığınlarını, yapışkan notları ve diğer kırtasiye malzemelerini kaybedin. Windows masaüstünüzü de temiz tutmak isteyebilirsiniz . Gerekirse, Masaüstü simgelerini gizle^{(Hide desktop icons)} seçeneğini kullanın.

6] Kitlenizi tanıyın

Video konferans yoluyla bir okul kıyafeti kuralı koyamazsınız, yani izleyiciye bağlı olarak, kıyafetleriniz genellikle ciddi resmi kıyafetlerden düpedüz gündelik kıyafetlere kadar değişebilir. Ekranda en iyi görünen açık pastel ve mat renkler ile gitmenizi tavsiye ederiz.

7] İlgili noktaları belgeleyin

Uzak toplantıların uygun şekilde^(Proper) belgelenmesi, ayrıntıların gerektiğinde verimli bir şekilde geri çağrılmasını sağlar. Ayrıca, toplantıya katılamayan diğer ekip üyelerinin hızlı kalmasına yardımcı olabilir.

8] Bir not alıcı atayın

Önemli noktaları not almak için her zaman bir not defteri tutmak iyi bir genel toplantı uygulaması olarak kabul edilir. Bu uygulama sanallaşırken daha da önemli hale geliyor. Bu nedenle, toplantıdaki her şeyi olduğu gibi belgelemek için bir not alıcı atayın. Bu, nüans ekler ve eğer biri tartışılanları tekrar gözden geçirmek isterse, oraya kolayca ulaşabilir.

9] Diğer katılımcılara karşı nazik olun

Video konferansı düzenleyen veya ayarlayan sizseniz, bilgisayarınızda oturum açın ve planlanan saatten birkaç dakika önce toplantıya hazır olun. Bu ilk ders olmalı.

İkinci olarak, tüm katılımcıların sizi tanıması ve size adınızla hitap edebilmesi için konuşmadan önce kendinizi tanıtarak başlayın.

Okuyun^(Read) : Bir video konferans görüşmesinde en iyi şekilde nasıl görünürsünüz^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Kullanılmadığında mikrofonun sesini kapalı tutun^(Keep)

Konuşmuyor olsanız ve sessiz olduğunuzu düşünseniz bile, çoğu mikrofon öksürük, hapşırma veya yazma gibi küçük arka plan seslerini yakalayabilir. Bu sesler, diğer video konferans katılımcılarının kolayca dikkatini dağıtabilir veya rahatsızlığa neden olabilir. Bu nedenle, bir toplantı sırasında ara vermeden ve dışarı çıkmadan önce mikrofonu sessize alın.

Bahsetmemiz gereken başka bir şey var mı?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Manу fіrms worldwide dо not mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t have to necеssarily be in оffice. In this connection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Windows üzerinde WAMP kullanarak Drupal nasıl yüklenir

• Windows, IOS, Android için Best Software & Hardware Bitcoin Wallets

• Setup Internet Radio Station ücretsiz Windows PC üzerinde

• Fix Partner TeamViewer Windows 10'de yönlendirici hatasına bağlanmadı

• NASA'nin Eyes Universe'i Astronauts gibi keşfetmenize yardımcı olur

• Cyber Monday & Black Friday Sale alışveriş ipuçları takip etmek istediğiniz

• Template LibreOffice ile bir belge oluşturmak için nasıl kullanılır?

• 10 En İyi USB LED Lambalar için Lambalar

• Best Laptop Backpacks Men and Women için

• OpenGL uygulamaları Miracast wireless ekranında çalışmaz Windows 10

• Blue Whale Challenge Dare Game nedir

• Encrypt Nasıl Yapılır ve LibreOffice Belgelerine Şifreler Ekleyin

• Whiteboard Fox, real-time sharing'e izin veren ücretsiz bir online whiteboard'dır

• Windows 10'da Windows 95'i nasıl yüklenir

• SMS Organizer: SMS Application Machine Learning tarafından desteklenmektedir

• Invitation Card içinde Windows PC nasıl yapılır

• Bilgisayarınızdan ücretsiz SMS göndermek için en iyi araçlar

• Disqus comment Kutu yükleme veya bir web sitesi için gösterme

• Silly Window Syndrome nedir - Explanation and Prevention

• Binary'ü Nasıl Vurulur? Bu metni Binary Converter'ye kullanarak metne