Excel'deki^(Excel) açılır listeler güçlü araçlardır. Kullanıcılara, seçildiğinde onlara bir seçenekler listesi sağlayan bir açılır ok sağlamanıza izin verir.

Bu, kullanıcıların yanıtları doğrudan yazma zorunluluğunu ortadan kaldırdığı için veri girişi hatalarını azaltabilir. Excel , bu açılır listelerin öğelerini bir dizi hücreden çekmenize bile izin verir.

Ancak, orada bitmiyor. Açılır hücreler için veri doğrulamayı yapılandırmanın bazı yaratıcı yollarını kullanarak, ikinci bir listede^{(available in a second list)} bulunan öğelerin kullanıcının ilk listede yaptığı bölüme bağlı olduğu birden çok bağlantılı açılır liste bile oluşturabilirsiniz.

Çoklu Bağlantılı^(Linked) Açılır Listeler Ne İşe Yarar^(Good) ?

Çoğu formun çevrimiçi olarak ikincil açılır listeleri, önündeki açılır listede yanıtladığınıza göre doldurduğunu düşünün. Bu, Excel^(Excel) veri giriş sayfalarınızı çevrimiçi formlar kadar gelişmiş hale getirebileceğiniz anlamına gelir . Kullanıcının cevaplarına göre kendini değiştirecektir. 

Örneğin, bilgisayar onarımına^{(computer repairs)} ihtiyaç duyan kullanıcılarınızdan bilgisayar bilgilerini toplamak için bir Excel elektronik tablosu kullandığınızı varsayalım . 

Giriş seçenekleri şöyle görünebilir:

• Bilgisayar Parçası^{(Computer Part)} : Monitör, Mouse , Klavye^(Keyboard) , Temel Sistem^{(Base System)}
• Parça tipi:
  • Monitör^(Monitor) : Cam, Muhafaza^(Housing) , Güç Kablosu^{(Power Cord)} , Dahili Elektronik^{(Internal Electronics)}
  • Mouse : Tekerlek, LED Işık^{(LED Light)} , Kordon^(Cord) , Düğmeler^(Buttons) , Kasa
  • Klavye^(Keyboard) : Tuşlar, Gövde^(Housing) , Membran^(Membrane) , Kablo^(Cord) , Dahili Elektronik^{(Internal Electronics)}
  • Temel Sistem^{(Base System)} : Kasa, Butonlar^(Buttons) , Portlar^(Ports) , Güç^(Power) , Dahili Elektronik^{(Internal Electronics)} , İşletim Sistemi^{(Operating System)}

Bu ağaçtan görebileceğiniz gibi, “Parça Tipi” için seçilmesi gereken bilgiler , kullanıcının ilk açılır listede hangi Bilgisayar Parçasını seçtiğine bağlıdır.^{(Computer Part)}

Bu örnekte, e-tablonuz şöyle bir şeye benzemeye başlayabilir:

Birden çok bağlantılı açılır liste oluşturursanız, B2'deki açılır listenin içeriğini yönlendirmek için B1'deki açılır listeden seçilen öğeyi kullanabilirsiniz.

Bunu nasıl kurabileceğinize bir göz atalım. Ayrıca, aşağıdaki örneği içeren örnek Excel sayfamızı indirmekten çekinmeyin .

Açılır Liste Kaynak Sayfanızı Oluşturun^{(List Source Sheet)}

Bunun gibi bir şeyi ayarlamanın en temiz yolu, Excel'de^(Excel) tüm açılır liste öğelerinizi yapılandırabileceğiniz yeni bir sekme oluşturmaktır.

Bu bağlantılı açılır listeleri ayarlamak için, üstteki başlığın ilk açılır listeye dahil etmek istediğiniz tüm bilgisayar parçaları olduğu bir tablo oluşturun. Ardından, bu başlığın altına girmesi gereken tüm öğeleri (parça türleri) listeleyin.

Ardından, daha sonra Veri Doğrulamayı^{(Data Validation)} kurarken doğru olanı seçebilmeniz için her aralığı seçip adlandırmak isteyeceksiniz.

Bunu yapmak için, her sütunun altındaki tüm öğeleri seçin ve seçilen ad, başlıkla aynı aralıktadır. Bir tabloyu adlandırmak için, adı “A” sütununun üzerindeki alana yazmanız yeterlidir.

Örneğin, A2 ile A5 arasındaki hücreleri seçin ve bu aralığı "Monitör" olarak adlandırın.

Tüm aralıkları uygun şekilde adlandırana kadar bu işlemi tekrarlayın. 

Bunu yapmanın alternatif bir yolu, Excel'in Seçimden Oluştur ^(Selection)özelliğini^(Create) kullanmaktır . Bu, yukarıdaki manuel işlem gibi tüm aralıkları tek bir tıklamayla adlandırmanıza olanak tanır.

Bunu yapmak için, oluşturduğunuz ikinci sayfadaki tüm aralıkları seçmeniz yeterlidir. Ardından menüden Formüller'i^(Formulas) seçin ve şeritte Seçimden Oluştur'u^{(Create from Selection)} seçin .

Bir pop-up penceresi açılacaktır. Yalnızca Üst satırın^{(Top row)} seçili olduğundan emin olun ve ardından Tamam^(OK) öğesini seçin .

Bu, altındaki aralıkların her birini adlandırmak için üst satırdaki başlık değerlerini kullanır. 

İlk Açılır Listenizi Oluşturun

Şimdi çoklu, bağlantılı açılır listelerinizi oluşturma zamanı. Bunu yapmak için:

1. İlk sayfada, ilk etiketin sağındaki boş hücreyi seçin. Ardından menüden Veri'yi^(Data) seçin ve şeritte Veri Doğrulama'yı seçin.^{(Data Validation)}

2. Açılan Veri Doğrulama^{(Data Validation)} penceresinde, İzin Ver^(Allow) altında Listele'yi seçin ve ^(List)Kaynak^(Source) altında yukarı ok simgesini seçin. Bu, bu açılır liste için kaynak olarak kullanmak istediğiniz hücre aralığını seçmenize izin verecektir.

3. Açılır liste kaynak verilerini kurduğunuz ikinci sayfayı seçin ve ardından yalnızca başlık alanlarını seçin. Bunlar, seçtiğiniz hücredeki ilk açılır listeyi doldurmak için kullanılacaktır.

4. Veri Doğrulama^{(Data Validation)} penceresini genişletmek için seçim penceresinde aşağı oku seçin . Seçtiğiniz aralığın Kaynak^(Source) alanında görüntülendiğini göreceksiniz . Bitirmek için Tamam'ı^(OK) seçin .

5. Şimdi, ana sayfaya döndüğünüzde, ilk açılır listenin ikinci sayfadaki başlık alanlarının her birini içerdiğini fark edeceksiniz.

Artık ilk açılır listeniz bittiğine göre, sıradaki bağlantılı açılır listenizi oluşturma zamanı.

İlk Açılır Listenizi Oluşturun

İlk hücrede neyin seçili olduğuna bağlı olarak liste öğelerini yüklemek istediğiniz ikinci hücreyi seçin.

Veri Doğrulama^{(Data Validation)} penceresini açmak için yukarıdaki işlemi tekrarlayın . İzin Ver^(Allow) açılır menüsünde Liste'yi^(List) seçin . Kaynak alanı, ilk açılır listede neyin seçili olduğuna bağlı olarak liste öğelerini neyin çekeceğidir .^(Source)

Bunu yapmak için aşağıdaki formülü girin:

=INDIRECT($B$1)

DOLAYLI^(INDIRECT) işlevi nasıl çalışır?

Bu işlev, bir metin dizesinden geçerli bir Excel referansı (bu durumda bir aralığa) döndürür. Bu durumda, metin dizesi, ilk hücre ($B$1) tarafından iletilen aralığın adıdır. Böylece INDIRECT, aralığın adını alır ve ardından bu adla ilişkili doğru aralıkla açılan veri doğrulamasını sağlar.

Not^(Note) : İlk açılır menüden bir değer seçmeden bu ikinci açılır menü için veri doğrulamasını yapılandırırsanız bir hata mesajı görürsünüz. Hatayı yok saymak ve devam etmek için Evet'i^(Yes) seçebilirsiniz .

Şimdi, yeni çoklu, bağlantılı açılır listelerinizi test edin. Bilgisayar parçalarından birini seçmek için ilk açılır menüyü kullanın. İkinci açılır menüyü seçtiğinizde, o bilgisayar bölümü için uygun liste öğelerini görmelisiniz. Bunlar, o parça için doldurduğunuz ikinci sayfadaki^{(on the second sheet)} sütundaki parça türleriydi .

Excel'de ^(Excel)Birden Çok Bağlantılı^{(Multiple Linked)} Açılır Liste Kullanma

Gördüğünüz gibi, bu, elektronik tablolarınızı çok daha dinamik hale getirmenin çok güzel bir yolu. Kullanıcıların diğer hücrelerde seçtiklerine^{(select in other cells)} yanıt olarak sonraki açılır listeleri doldurarak, elektronik tablolarınızı kullanıcılara çok daha duyarlı ve verileri çok daha kullanışlı hale getirebilirsiniz.

Yukarıdaki ipuçlarıyla oynayın ve e-tablolarınızda ne tür ilginç bağlantılı açılır listeler oluşturabileceğinizi görün. Aşağıdaki yorumlar bölümünde kendi ilginç ipuçlarınızdan bazılarını paylaşın .^(Share)

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerfυl tools. They let уou provide users with a drop-down arrow that, when selected, provides them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Excel'de Birden Çok Satır Nasıl Hızlı Bir Şekilde Eklenir

• Birden Çok Excel Dosyasındaki Veriler Nasıl Birleştirilir

• Excel'de Boş Satırları Silme

• Excel'in Hücreleri Seslendir Özelliği Nasıl Kullanılır?

• Word Belgesine Excel Çalışma Sayfası Nasıl Eklenir

• Excel Çalışma Sayfasına CSV veya TSV Nasıl Eklenir

• Excel'de DÜŞEYARA Yerine Dizin Eşleştirme Ne Zaman Kullanılır?

• Excel'de Tarihe Göre Sıralama

• Excel'de PMT İşlevi Nasıl Kullanılır

• Excel'in Aktarma İşlevini Kullanmanın 2 Yolu

• Esnek Açılır Listeler için Excel'de Dinamik Aralık Adlarını Kullanın

• Excel'de Bir Satır Nasıl Onarılır

• Excel'de Hızlı Dolgu Nasıl Kullanılır

• MS Excel İçin Gelişmiş Bir VBA Kılavuzu

• Excel'de Metni Sayılara Dönüştürmenin 5 Yolu

• Excel Elektronik Tablolarında Temel Tek Sütunlu ve Çok Sütunlu Veri Sıralama

• Excel'de Neden Adlandırılmış Aralıkları Kullanmalısınız?

• Excel'de Z-Skoru Nasıl Hesaplanır

• DÜŞEYARA gibi Excel Formüllerinde #Yok Hataları Nasıl Düzeltilir

• Excel'de Mutlak Başvurular Nasıl Kullanılır?