Geçenlerde büyük miktarda veriyi kolayca özetlemek için Excel'de^(Excel) özet işlevlerinin nasıl kullanılacağına dair bir makale yazdım , ancak bu makale çalışma sayfasındaki tüm verileri hesaba kattı. Ya yalnızca bir veri alt kümesine bakmak ve veri alt kümesini özetlemek istiyorsanız?

Excel'de^(Excel) , filtrenizle eşleşmeyen satırları gizleyecek sütunlarda filtreler oluşturabilirsiniz. Ayrıca, yalnızca filtrelenmiş verileri kullanarak verileri özetlemek için Excel'deki^(Excel) özel işlevleri de kullanabilirsiniz .

Bu makalede, Excel'de^(Excel) filtre oluşturma ve ayrıca filtrelenmiş verileri özetlemek için yerleşik işlevleri kullanma adımlarında size yol göstereceğim .

Excel'de Basit Filtreler Oluşturun

Excel'de^(Excel) basit filtreler ve karmaşık filtreler oluşturabilirsiniz . Basit filtrelerle başlayalım. Filtrelerle çalışırken, her zaman en üstte etiketler için kullanılan bir satırınız olmalıdır. Bu satıra sahip olmak bir gereklilik değildir, ancak filtrelerle çalışmayı biraz daha kolaylaştırır.

Yukarıda bazı sahte verilerim var ve Şehir^(City) sütununda bir filtre oluşturmak istiyorum . Excel'de^(Excel) bunu yapmak gerçekten çok kolay . Devam edin ve şeritteki Veri^(Data) sekmesine tıklayın ve ardından Filtre^(Filter) düğmesine tıklayın. Sayfadaki verileri seçmeniz veya ilk satırı tıklamanız da^{(sheet or click)} gerekmez .

Filtre'ye^(Filter) tıkladığınızda , ilk satırdaki her sütuna otomatik olarak en sağda küçük bir açılır düğme eklenir.

Şimdi devam edin ve Şehir sütunundaki^{(City column)} açılır oku tıklayın . Aşağıda açıklayacağım birkaç farklı seçenek göreceksiniz.

En üstte, tüm satırları Şehir sütunundaki^{(City column)} değerlere göre hızlıca sıralayabilirsiniz . Verileri sıraladığınızda, yalnızca Şehir sütunundaki^{(City column)} değerleri değil, tüm satırı taşıyacağını unutmayın . Bu, verilerinizin eskisi gibi bozulmadan kalmasını sağlayacaktır.

Ayrıca, en öne kimlik adı verilen bir sütun eklemek ve^{(ID and number)} bunu çalışma sayfanızda birden çok satıra kadar numaralandırmak iyi bir fikirdir. Bu şekilde, her zaman kimlik sütununa^{(ID column)} göre sıralayabilir ve sizin için önemliyse, verilerinizi ilk baştaki sırayla geri alabilirsiniz.

Gördüğünüz gibi, elektronik tablodaki tüm veriler artık Şehir sütunundaki^{(City column)} değerlere göre sıralanmıştır . Şimdiye kadar hiçbir satır gizlenmedi. Şimdi filtre iletişim^{(filter dialog)} kutusunun altındaki onay kutularına bir göz atalım . Örneğimde, Şehir sütununda^{(City column)} yalnızca üç benzersiz değerim var ve bu üçü listede görünüyor.

Devam ettim ve iki şehrin işaretini kaldırdım ve birini işaretli bıraktım. Şimdi sadece 8 satır veri gösteriyorum ve geri kalanı gizli. En soldaki satır numaralarını kontrol ederseniz, filtrelenmiş verilere baktığınızı kolayca anlayabilirsiniz. Kaç satırın gizlendiğine bağlı olarak, birkaç ekstra yatay çizgi göreceksiniz ve sayıların rengi mavi olacaktır.

Şimdi, sonuç sayısını daha da azaltmak için ikinci bir sütunda filtreleme yapmak istediğimi varsayalım. C sütununda, her ailedeki toplam üye sayısı var ve sadece ikiden fazla üyesi olan ailelerin sonuçlarını görmek istiyorum.

Devam edin ve Sütun C'deki^{(Column C)} açılır oku tıklayın ; sütundaki her benzersiz değer için aynı onay kutularını göreceksiniz. Ancak, bu durumda, Sayı Filtreleri'ne^{(Number Filters)} ve ardından Büyüktür'e^{( Greater Than)} tıklamak istiyoruz . Gördüğünüz gibi, bir sürü başka seçenek de var.

Yeni bir iletişim kutusu açılacak ve buraya filtrenin değerini yazabilirsiniz. VE veya VEYA işleviyle^{(AND or OR function)} birden fazla ölçüt de ekleyebilirsiniz . Örneğin, değeri 2'den büyük ve 5'e eşit olmayan satırlar istediğinizi söyleyebilirsiniz.

Şimdi sadece 5 satır veriye düştüm: sadece New Orleans'lı^{(New Orleans)} ve 3 veya daha fazla üyesi olan aileler. Yeterince kolay mı? ^(Easy)Açılır menüye tıklayarak ve ardından “Sütun Adından” Filtreyi Temizle^{(Clear Filter From “Column Name”)} bağlantısını tıklayarak bir sütundaki filtreyi kolayca temizleyebileceğinizi unutmayın .

Excel'deki^(Excel) basit filtreler için bu kadar . Kullanımı çok kolaydır ve sonuçlar oldukça basittir. Şimdi Gelişmiş^(Advanced) filtreler iletişim kutusunu kullanarak karmaşık filtrelere bir göz atalım .

Excel'de Gelişmiş Filtreler Oluşturun

Daha gelişmiş filtreler oluşturmak istiyorsanız, Gelişmiş ^(Advanced) filtre iletişim kutusunu^{(filter dialog)} kullanmanız gerekir . Örneğin, New Orleans'ta^{(New Orleans)} yaşayan ve ailelerinde 2'den fazla üye bulunan tüm aileleri VEYA^(OR) ailelerinde 3'ten fazla üye bulunan Clarksville'deki tüm aileleri ^{(Clarksville)}VE^(AND) yalnızca .EDU ile biten bir e-posta adresi olan aileleri görmek istediğimi varsayalım. Şimdi bunu basit bir filtreyle yapamazsınız.

Bunu yapmak için Excel sayfasını^{(Excel sheet)} biraz farklı şekilde ayarlamamız gerekiyor. Devam edin ve veri kümenizin üzerine birkaç satır ekleyin ve başlık etiketlerini aşağıda gösterildiği gibi tam olarak ilk satıra kopyalayın.

İşte gelişmiş filtrelerin nasıl çalıştığı. Önce üst kısımdaki sütunlara kriterlerinizi yazmanız ve ardından Veri sekmesinde^(Data) Sırala & Filtrele^{( Sort & Filter)} altındaki Gelişmiş düğmesini tıklamanız gerekir.^(Advanced)

Peki bu hücrelere tam olarak ne yazabiliriz? Tamam, öyleyse örneğimizle başlayalım. Yalnızca New Orleans veya Clarksville'den^{(New Orleans or Clarksville)} gelen verileri görmek istiyoruz , bu yüzden bunları E2 ve E3^{(E2 and E3)} hücrelerine yazalım .

Değerleri farklı satırlara yazdığınızda VEYA anlamına gelir. Şimdi ikiden fazla üyesi olan New Orleans aileleri ve 3'ten fazla üyesi olan Clarksville aileleri istiyoruz. ^{(Clarksville)}Bunu yapmak için, C2'ye >2 ve C3'e >3

>2 ve New Orleans aynı satırda olduğundan, bu bir AND operatörü^{(AND operator)} olacaktır . Aynısı yukarıdaki 3. satır^{(row 3)} için de geçerlidir . Son olarak sadece .EDU bitiş e-posta adresine sahip aileleri istiyoruz. Bunu yapmak için, hem D2 hem de D3'e ^{(D2 and D3)}*.edu yazmanız yeterlidir . * sembolü, herhangi bir sayıda karakter anlamına gelir.

Bunu yaptıktan sonra, veri kümenizde herhangi bir yere tıklayın ve ardından Gelişmiş^(Advanced) düğmesine tıklayın. Liste Rang e alanı, ^{(List Rang)}Gelişmiş düğmesine^{(Advanced button)} tıklamadan önce tıkladığınız için veri kümenizi otomatik olarak belirleyecektir . Şimdi Kriter aralığı^{(Criteria range)} düğmesinin sağındaki küçük küçük düğmeye tıklayın.

A1'den E3'e kadar her şeyi seçin ve ardından ^{(Select everything)}Gelişmiş Filtre iletişim kutusuna^{(Advanced Filter dialog)} geri dönmek için aynı düğmeye tekrar tıklayın . Tamam'ı tıklayın^{(Click OK)} ve verileriniz şimdi filtrelenmelidir!

Gördüğünüz gibi, şu anda tüm bu kriterlere uyan sadece 3 sonucum var. Bunun çalışması için ölçüt aralığı etiketlerinin veri kümesi etiketleri ile tam olarak eşleşmesi gerektiğini unutmayın.

Açıkçası bu yöntemi kullanarak çok daha karmaşık sorgular oluşturabilirsiniz, bu nedenle istediğiniz sonuçları elde etmek için onunla oynayın. Son olarak, filtrelenmiş verilere toplama işlevlerini uygulama hakkında konuşalım.

Filtrelenmiş Verileri Özetleme

Şimdi diyelim ki filtrelenmiş verilerimdeki aile üyelerinin sayısını özetlemek istiyorum, bunu nasıl yapabilirim? Peki şeritteki Clear^(Clear) butonuna tıklayarak filtremizi temizleyelim . Endişelenmeyin, sadece Gelişmiş düğmesine^{(Advanced button)} tıklayarak ve tekrar Tamam'a tıklayarak gelişmiş filtreyi tekrar uygulamak çok kolaydır.

Veri kümemizin altına Toplam^(Total) adlı bir hücre ekleyelim ve ardından toplam aile üyelerini toplamak için bir toplama işlevi ekleyelim. Örneğimde, az önce =SUM(C7:C31) yazdım .

Yani tüm ailelere bakarsam toplam 78 üyem var. Şimdi devam edelim ve Gelişmiş filtremizi^{(Advanced filter)} yeniden uygulayalım ve ne olduğunu görelim.

Eyvah! Doğru sayı 11'i göstermek yerine, toplamın hala 78 olduğunu görüyorum! Nedenmiş? Eh, SUM işlevi^{(SUM function)} gizli satırları yok saymaz, bu yüzden hala tüm satırları kullanarak hesaplamayı yapıyor. Neyse ki, gizli satırları yok saymak için kullanabileceğiniz birkaç işlev var.

İlki ARA TOPLAM'dır^(SUBTOTAL) . Bu özel işlevlerden herhangi birini kullanmadan önce, filtrenizi temizlemek ve ardından işlevi yazmak isteyeceksiniz.

Filtre temizlendikten sonra devam edin ve =SUBTOTAL( yazın ve bir dizi seçenek içeren bir açılır kutu görmelisiniz. Bu işlevi kullanarak, önce bir sayı kullanarak kullanmak istediğiniz toplama işlevinin türünü seçersiniz.^{(summation function)}

Örneğimizde, SUM kullanmak istiyorum , bu yüzden 9 sayısını yazardım^{(number 9)} veya açılır menüden tıklardım. Ardından bir virgül yazın ve hücre aralığını seçin.

Enter tuşuna bastığınızda, 78 değerinin öncekiyle aynı olduğunu görmelisiniz. Ancak, şimdi filtreyi tekrar uygularsanız, 11'i göreceğiz!

Harika! Biz de tam olarak bunu istiyoruz. Artık filtrelerinizi ayarlayabilirsiniz ve değer her zaman yalnızca o anda gösterilen satırları yansıtır.

SUBTOTAL işleviyle^{(SUBTOTAL function)} hemen hemen aynı şekilde çalışan ikinci işlev AGGREGATE işlevidir . Tek fark, TOPLAMA işlevinde^{(AGGREGATE function)} gizli satırları yoksaymak istediğinizi belirtmeniz gereken başka bir parametrenin olmasıdır.

İlk parametre kullanmak istediğiniz toplama işlevidir ve ^{(summation function)}ARA TOTAL'da^(SUBTOTAL) olduğu gibi 9 TOPLA işlevini^{(SUM function)} temsil eder . İkinci seçenek, gizli satırları yok saymak için 5 yazmanız gereken yerdir. Son parametre aynıdır ve hücre aralığıdır.

TOPLAMA işlevinin ve ^{(AGGREGATE function)}MODE , MEDIAN , ORTALAMA^(AVERAGE) , vb.  gibi diğer işlevlerin nasıl kullanılacağını daha ayrıntılı olarak öğrenmek için özet işlevler hakkındaki makalemi de okuyabilirsiniz .

Umarım bu makale size Excel'de^(Excel) filtreler oluşturmak ve kullanmak için iyi bir başlangıç ​​noktası^{(starting point)} sağlar . Herhangi bir sorunuz varsa, yorum yazmaktan çekinmeyin. Eğlence!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an artiсle on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Excel Verilerinizi Grafik Oluşturma

• Excel Mobile'ın Yeni “Resimden Veri Ekle” İşlevini Kullanın

• Excel'de Verileri Özetlemek için Özet İşlevlerini Kullanın

• Web'den Veri Kopyalamak için Excel'i Bir Araç Olarak Kullanın

• Bir Excel Scatter Plot bir Doğrusal Regression Trendline ekle

• Histogram Excel'de nasıl yapılır

• Background Microsoft Teams'de nasıl değiştirilir

• Excel'de Sparklines nasıl kullanılır?

• Microsoft Excel Temelleri Eğitimi - Excel'in Nasıl Kullanılacağını Öğrenme

• En İyi 40 Microsoft Excel Klavye Kısayolu

• Excel'de Değişiklikler Nasıl İzlenir

• YEARFRAC İşlevi Excel'de Nasıl Kullanılır

• Gantt Charts içinde Microsoft Excel Oluşturma

• Excel'da bir Drop Down List nasıl oluşturulur?

• Excel'de Variance'leri nasıl hesaplayabilirsiniz?

• Çalışma Kitabındaki Önemli Hücreleri İzlemek için Excel İzleme Penceresini Kullanma

• MS Access'ten SQL Server Veritabanına Veri Taşıma

• Excel'de Otomatik Sığdır Sütun Genişlikleri ve Satır Yükseklikleri

• Macro Excel'te nasıl kaydedilir?

• Excel'de Sayfalar ve Çalışma Kitapları Arasındaki Hücreleri Bağlama