Birinin üzerinde çalıştığı önemli bir şeyi, belgelerini düzgün bir şekilde kaydetmediği için kaybetmesi her zaman korkunç bir trajedidir. Bu, Excel ve Word kullanıcıları^{(Excel and Word users)} için düşündüğünüzden daha sık olur !

Neyse ki Microsoft , son birkaç sürümde çökmeler, elektrik kesintileri, yanlışlıkla silmeler vb. nedeniyle veri kaybı olasılığını azaltmaya yardımcı olan birçok özellik ekledi. Bir özelliğe Otomatik Kurtarma^{(AutoRecover)} adı verilir ve ikinci, daha az bilinen özellik, Otomatik Yedekleme^(AutoBackup) denir .

Bu yazıda, verilerinizin olabildiğince güvenli olması için her iki seçeneği de nasıl yapılandıracağınızdan bahsedeceğim. Ayrıca, Office'in^{(Office allow)} en son sürümlerinin belgeleri doğrudan OneDrive'a^(OneDrive) kaydetmenize izin verdiğini de belirtmek isterim , bu iyi bir seçenek çünkü sabit sürücünüz arızalansa bile işinize erişmeye devam edebileceksiniz.

Excel Otomatik Kurtarma

Otomatik Kurtarma özelliği^{(Auto Recover feature)} varsayılan olarak açıktır ve belirli bir zaman aralığından^{(set time interval)} sonra belgenizi otomatik olarak geçici bir konuma kaydeder . Otomatik Kurtarma^{(AutoRecover)} ayarlarını görüntülemek için Dosya'ya^(File) ve ardından Seçenekler'e^(Options) tıklayın .

Soldaki menüde Kaydet'e tıklayın ve Çalışma^(Save) Kitaplarını Kaydet^{( Save Workbooks)} altında Otomatik Kurtarma seçeneğini^{(AutoRecover option)} göreceksiniz .

Varsayılan olarak, Otomatik Kurtarma bilgileri^{(AutoRecover information)} her 10 dakikada bir kaydedilir. Aralığa ek olarak , veriler kaydedilmeden önce Excel'in 30 saniye boşta kalması gerekir. ^(Excel)Ayrıca, otomatik kaydedilen bilgiler burada listelenen Otomatik Kurtarma dosyası konumuna kaydedilir. ^{(AutoRecover file location)}Peki nasıl çalışır? Temel olarak^(Basically) , diyelim ki aşağıdaki gibi bir çalışma sayfanız var ve onu kaydettiniz.

Şimdi diyelim ki aşağıdaki verileri Excel elektronik tablosuna ekledim ve belgemi^{(Excel spreadsheet and wait)} kaydetmeden yaklaşık 10 dakika bekliyorum. Otomatik Kurtarma aralığı^{(AutoRecover interval)} 10 dakika olarak ayarlandığından , verilerin kaydedilmesi için en az o kadar beklemeniz gerekir.

Benim durumumda, görev yöneticisini^{(task manager)} açıp Excel sürecini sonlandırarak bir ^{(Excel process)}Excel çökmesini^{(Excel crash)} simüle ettim . Ondan sonra Excel'i yeniden açtım ve hemen ^(Excel)Show Recovered Files adlı bir seçenek gördüm .

Buna tıklarsanız, kurtarılabilecek Excel dosyalarının bir listesini getirecektir. Benim durumumda, yalnızca A1 ve A2'de^{(A1 and A2)} verileri olan orijinal dosyaya ve ayrıca diske kaydetmediğim verileri içeren AutoRecovered dosyasına sahipti.^{(AutoRecovered file)}

Listedeki öğelerden herhangi birine tıklamak, o dosyadaki verileri gösteren başka bir Excel örneği açacaktır . Genel olarak, bu, tüm çalışmanızı kaydetmediğiniz, ancak Excel'in^(Excel) beklenmedik bir şekilde sona erdiği zamanlar için gerçekten yararlı bir özelliktir .

Bu özelliğin en büyük dezavantajı, Otomatik Kurtarma verilerinin^{(AutoRecover data)} dosyanızla aynı sabit sürücüde saklanmasıdır, bu nedenle sabit sürücünüze bir şey olursa her şey gitmiş olacaktır. Yukarıdaki ayarlardaki konumu ayrı bir sabit sürücüye veya hatta şiddetle tavsiye ettiğim bir ağ konumuna değiştirebilirsiniz.^{(network location)}

Otomatik Kurtarma bilgilerinin^{(AutoRecover information)} de aşağıdaki durumlarda Excel tarafından otomatik olarak silindiğini unutmayın :

1. Dosyayı manuel olarak veya Dosya^(File) – Farklı Kaydet'i^{(Save As)} kullanarak kaydedersiniz .
2. Dosyayı kapatırsınız veya Excel'den çıkarsınız^{(file or quit Excel)} (dosyayı kaydetseniz de kaydetmeseniz de)
3. Otomatik Kurtarma'yı^{(AutoRecover)} tamamen veya yalnızca çalışma kitabı için kapatıyorsunuz

Temel olarak, dosyayı her kaydettiğinizde, Otomatik Kurtarma verilerinden^{(AutoRecover data)} kurtulur . Ayrıca, Excel'den^(Excel) manuel olarak çıkarsanız ve verileri kaydetmemeyi seçerseniz, Otomatik Kurtarma verileri^{(AutoRecover data)} silinecektir . Bu^(Just) özelliği kullanırken bunu aklınızda bulundurun. Yoğun bir Excel kullanıcısıysanız , ^{(Excel user)}Otomatik Kurtarma aralığını^{(AutoRecover interval)} 10 yerine 2 veya 3 dakika gibi bir değere ayarlamanızı öneririm .

Otomatik yedekleme

Pek çok kişinin bilmediği bir diğer özellik ise AutoBackup'tır^(AutoBackup) . Bunu kullanmak için, önce Kaydet ^(Save) iletişim kutusuna^{(dialog box)} ulaşmak için dosyanızı kaydetmeniz ve kaydetmeniz gerekir . Halihazırda kaydedilmiş bir Excel belgeniz varsa, ^{(Excel document)}Dosya'ya^(File) ve ardından Farklı Kaydet'e^{(Save As)} gidin ve bir konum seçin. Bunu yaptığınızda, Farklı Kaydet^{(Save As)} iletişim kutusunu getirecektir.

İletişim kutusunda, Kaydet^(Save) düğmesinin solundaki Araçlar^(Tools) düğmesine tıklayın. Biri Genel Seçenekler^{(General Options)} olan birkaç seçenek göreceksiniz . Buna tıkladığınızda, bazı daha fazla seçenek içeren küçük bir pencere görünecektir.

Devam edin ve Her zaman yedek oluştur^{(Always create backup)} kutusunu işaretleyin. Tamam'ı tıklayın^{(Click OK)} ve şimdi dosyayı kaydettiğinizde, .XLK uzantılı bir Excel yedekleme^{(Excel backup)} dosyası da oluşturulacaktır. Bunu ilk yaptığınızda, dosyaların tamamen aynı olacağını unutmayın. Orijinal dosyada düzenlemeler yapar ve ardından yeniden kaydederseniz, yedekleme dosyası^{(backup file)} aynı kalır (orijinal veriler). Ancak üçüncü kez kaydettiğinizde, yedekleme dosyası^{(backup file)} ikinci kaydetmeye kadar olan bilgilerle güncellenecektir.

Temel olarak, yedekleme dosyası^{(backup file)} her zaman mevcut sürümün arkasında bir sürümdür. Bu nedenle, bir sürü değişiklik yaptıysanız, dosyanızı kaydettiyseniz ve ardından bu değişikliklerin olmadığı sürüme geri dönmek istiyorsanız, yedekleme dosyasını^{(backup file)} açmanız yeterlidir .

Dosya, orijinal dosyayla aynı konuma kaydedilir ve bunu değiştirmenin bir yolu yok gibi görünüyor. Bu özellik, belgenize çok fazla güvenlik katmaz, ancak belirli durumlarda iyidir.

Excel'de bu ^(Excel)yedekleme ve kurtarma özelliklerini^{(backup and recovery features)} etkinleştirmek , sizi önemli verileri kaybetmekten kurtaracaktır. Bilgisayarınızın feci şekilde arızalanması durumunda ekstra güvenlik ağı olarak bulut depolamayı ( ^{(safety net)}OneDrive gibi) kullanmak her zaman iyi bir seçenektir . Herhangi bir sorunuz varsa, yorum yapmaktan çekinmeyin. Eğlence!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

Іt’s always a terrible tragedy when someone loses something important they were working on because they didn’t save their document properly. This haрpens more often than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Bir Excel Scatter Plot bir Doğrusal Regression Trendline ekle

• Histogram Excel'de nasıl yapılır

• Nasıl güvenli bir şekilde Password Protect A Excel File

• Flowchart Word and Excel'te nasıl oluşturulur

• Word'de Excel Spreadsheet'den Create Labels'da Nasıl Yapılır

• Macro Excel'te nasıl kaydedilir?

• Excel'de ÇOKEĞERSAYLAR, ETOPLALAR, ORTALAMALAR Nasıl Kullanılır

• Unutulan Excel XLS Parolası Nasıl Kaldırılır, Kırılır veya Kırılır

• Nasıl Automatically Backup bir Word Document için onedrive

• Excel'de Otomatik Sığdır Sütun Genişlikleri ve Satır Yükseklikleri

• Excel'de Verileri Özetlemek için Özet İşlevlerini Kullanın

• Excel Verilerinizi Grafik Oluşturma

• Excel'de Tarihler Nasıl Çıkarılır

• Excel'da bir Drop Down List nasıl oluşturulur?

• Background Microsoft Teams'de nasıl değiştirilir

• Çalışma Kitabındaki Önemli Hücreleri İzlemek için Excel İzleme Penceresini Kullanma

• Excel'de Değişiklikler Nasıl İzlenir

• Excel'in Birden Çok Örneği Nasıl Açılır

• YEARFRAC İşlevi Excel'de Nasıl Kullanılır

• Microsoft Excel'de What-If Analizi Nasıl Anlaşılır?