Bu gönderide, gelen postaların otomatik olarak ayrı klasörlere taşınmasını sağlayarak Outlook e-postanızı^{(Outlook email)} nasıl daha iyi yönetebileceğinize bir göz atacağız . Her gün^{(email everyday)} çok fazla e-posta alıyorsanız , bu çok zaman kazandırabilir.

E-posta kuralları, Gelen Kutusu'ndan^(Inbox) kategorilere ayrılmış klasörlerinize e -postaları taşımak için haftada bir saat harcamak yerine , gelen kutusu organizasyonunuzu otomatikleştirmenize yardımcı olur. Bu, Gmail'de^(Gmail) etiket ve filtre kullanmaya çok benzer .

E-posta^(Email) kuralları karmaşık görünebilir ve gerçekten karmaşık bir sıralama yapmak istiyorsanız olabilir, ancak iş e-postalarını otomatik olarak İş klasörüne taşımak istiyorsanız, o zaman çocuk oyuncağıdır.

Kuralların faydalı olması için, önce Gelen Kutunuzun altında Projeler, ^(Inbox)İş^(Work) , Aile^(Family) vb. gibi e-postalarınızı kategorilere ayırmak için bazı klasörler oluşturmalısınız.

Gelen Kutusu'na^(Inbox) veya herhangi bir klasöre sağ tıklayıp Yeni Klasör'ü^{(New Folder)} seçerek klasörler oluşturabilirsiniz . Aşağıdaki prosedür Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 ve Office 365'te^{(Office 365)} çalışır .

Outlook Kurallarını Ayarlayın

Şimdi başlamak için Outlook'u^(Outlook) açın , Dosya^(File) sekmesine tıklayın ve en alta doğru Kuralları ve Uyarıları Yönet^{(Manage Rules & Alerts)} düğmesini göreceksiniz .

Kurallar ve Uyarılar^(Alerts) ana penceresi görünür ve varsayılan olarak Outlook sürümünüze bağlı olarak önceden oluşturulmuş bir ^(Outlook)kural^(Rules) görebilirsiniz .

Buradan , ilk Outlook e-posta^{(Outlook email)} kuralınıza başlamak için Yeni Kural^{(New Rule)} düğmesini tıklayacaksınız . Kural Sihirbazı iletişim kutusu^{(Wizard dialog)} açılır ve size bazı genel kural şablonlarını gösterir .^(Rules)

Bunlar en yaygın olanlardır ve muhtemelen ihtiyacınız olan her şey. En yaygın kural, listelenen ilk kuraldır, " Birinden iletileri bir klasöre taşı^{(Move messages from someone to a folder)} ". Devam edin ve seçin, ardından İleri'ye tıklayın^(Next) .

“ 2. Adım^{(Step 2)} :” olarak adlandırılan en alttaki liste kutusunun^{(list box)} , altı çizili bir metinle en altta kaldığını fark edeceksiniz . Gerçekte, kuralı ayarlamak için tek yapmanız gereken, insanlar veya genel grup^{(people or public group)} için köprülere tıklamak  ve e-posta adresini^{(email address)} ve bu e-postaların nereye gitmesini istediğinizi seçmek için belirtmektir .^{(specified )}

Ardından Bitir'i^(Finish) tıklatabilirsiniz ve işiniz bitti. Ancak, kuralı daha karmaşık hale getirmek istiyorsanız, İleri'ye^(Next) tıklamak size çok daha fazla seçenek sunacaktır:

En üstteki liste kutusundaki^{(list box)} farklı koşulları kontrol ettiğinizde , alttaki kural açıklaması^{(rule description)} da daha fazla köprü ile doldurulacaktır. E-posta gövdesinde^{(email body)} belirli sözcükleri arayan ve ardından bu e-postalar üzerinde eylemler gerçekleştiren kurallar bile oluşturabilirsiniz .

Sonraki göreviniz, her bir köprüye tıklayıp e-posta adresleri, klasörler vb. gibi ilişkili değerleri seçmektir. Yukarıdaki örneğimizde, kişilere veya genel gruba^{( people or public group)} tıklayıp bir e-posta adresi seçmek isteyeceksiniz.

Ardından, belirtilen^(specified) kelimeye tıklayın ve e-postanın taşınmasını istediğiniz klasöre gidin veya Yeni'ye^(New) tıklayın ; o anda vurgulanan klasörün altında yeni bir klasör oluşturulacaktır.

Şimdi alt kısmın kuralınız için gerçek değerlerle güncellendiğini göreceksiniz.

İleri'ye tıkladığınızda, kural için daha fazla eylem ayarlayabilirsiniz. Basit bir kuralsa, normalde bunu olduğu gibi bırakabilirsiniz, ancak ses çalma, e-postayı iletme, kopyasını oluşturma, e-postayı yazdırma, başka bir program başlatma, bir komut dosyası çalıştırma vb. gibi başka eylemler de yapmak istiyorsanız. , ardından tüm bunları bu ekranda yapabilirsiniz.

İşiniz bittiğinde İleri'ye^(Next) tıklayın ve bu kuralın hangi koşullar için işlenmesini istemediğinizi seçebileceğiniz İstisnalar iletişim kutusuna yönlendirileceksiniz. ^(Exceptions)Bazı benzersiz durumlarınız yoksa, varsayılan olan boş bırakabilirsiniz.

İleri'ye tıklayın^{(Click Next)} ve sonunda kural sihirbazının^{(rule wizard)} sonuna geldik ! Kurala "Arkadaş E-postasını Taşı" gibi bir ad verin, böylece daha sonra baktığınızda ne yaptığını bilirsiniz.

Ardından, Gelen Kutunuzda yeni kuralınızla eşleşen e-postalarınız varsa, " Bu kuralı zaten Gelen Kutusunda bulunan iletilerde çalıştır^{(Run this rule on messages already in Inbox)} " kutusunu işaretleyin . Diğer her şeyi varsayılan olarak bırakıp ^{(default and click)} Bitir'e^(Finish) tıklayabilirsiniz !

Artık Outlook e-postanızı^{(Outlook email)} daha verimli bir şekilde yönetmeye başlamak için insanlar, haber bültenleri, bank/credit card ekstreleri ve aklınıza gelebilecek her şey için kurallar oluşturabilirsiniz ! Eğlence!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In thіs post, we’ll take a look at how you can manage yoυr Outlook email better by having incoming mail aυtomatically movеd into separate folders. If you get a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Forward Outlook Emails'e Gmail'e nasıl yapılır?

• Outlook'de bir Distribution List nasıl oluşturulur?

• E-posta ve Görevler için Microsoft Outlook Kısayolları Nasıl Oluşturulur

• Outlook E-postasını Gönderene, Tarihe, Anahtar Kelimeye, Boyuta ve Daha Fazlasına Göre Arayın

• Microsoft Outlook Yanıt Vermiyor mu? Denenecek 8 Düzeltme

• Ücretsiz Microsoft Word Nasıl Alınır

• Microsoft Teams'te Breakout Rooms nasıl oluşturulur

• Music'i Powerpoint sunumlarına nasıl eklenir

• Excel'de Sayfalar ve Çalışma Kitapları Arasındaki Hücreleri Bağlama

• Microsoft Outlook'un Bir Sorun Hatasıyla Karşılaştığını Düzeltin

• Ultimate Guide Hasarlı veya Corrupt Word File'yı tamir etmek için

• Yavaş Outlook Yükleme Sorunu Nasıl Onarılır

• Word'de Excel Spreadsheet'den Create Labels'da Nasıl Yapılır

• Histogram Excel'de nasıl yapılır

• Microsoft Myanalytics nedir ve nasıl kullanılır?

• Mail Merge Word'da Create Letters, Labels ve Zarflar Nasıl Kullanılır

• Excel'de Kontrol Listesi Nasıl Yapılır?

• Gantt Charts içinde Microsoft Excel Oluşturma

• MS Word ile bir Greeting Card nasıl oluşturulur

• Sunumlarınızı geliştirmek için 15 PowerPoint Tips & Tricks