İnsan kaynakları ve finans sektöründe uzmanlaşmış bir şirket olan Robert Half , 2018 yılında yazdığı bir makalede 63% of financial firms continue to use Excel birincil kapasitede kullanmaya devam ettiğini yazmıştı. Bu %100 değildir ve aslında to be a decline in usage! Ancak yazılımın bir elektronik tablo yazılımı^{(spreadsheet software)} olduğu ve yalnızca finans sektörü yazılımı^{(industry software)} olarak tasarlanmadığı düşünüldüğünde, %63'ü hala sektörün önemli bir parçasıdır ve Excel'in^(Excel) ne kadar önemli olduğunu göstermeye yardımcı olur .

Excel'in^{(Excel doesn)} nasıl kullanılacağını öğrenmek zor olmak zorunda değildir. Her seferinde bir adım atmak, bir acemiden bir uzmana (veya en azından o noktaya daha yakına) geçmenize yardımcı olacaktır - kendi hızınızda.

Bu makalede ele alacağımız şeylerin bir önizlemesi olarak, çalışma sayfalarını, temel kullanılabilir işlevleri ve formülleri ve bir çalışma sayfasında veya çalışma kitabında^{(worksheet or workbook)} gezinmeyi düşünün . Elbette, her olası Excel işlevini^{(Excel function)} ele almayacağız, ancak diğerlerine nasıl yaklaşacağınız konusunda size bir fikir verecek kadar ele alacağız. 

Temel tanımlar^{(Basic Definitions)}

Birkaç tanımı ele alırsak gerçekten yardımcı olur. Büyük olasılıkla, bu terimleri duymuşsunuzdur (veya ne olduklarını zaten biliyorsunuzdur). Ancak, Excel'in^(Excel) nasıl kullanılacağını öğrenme sürecinin geri kalanı için emin olmak ve hazır olmak için bunları ele alacağız .

Çalışma Kitapları ve Çalışma Sayfaları^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Excel belgelerine ^{(Excel document)}Çalışma Kitapları^(Workbooks) denir ve bir Excel belgesini^{(Excel document)} (çalışma kitabı) ilk oluşturduğunuzda, çoğu (tümü değil) Excel sürümleri otomatik olarak her biri kendi boş çalışma sayfasına sahip üç sekme içerir. Excel^{(Excel doesn)} sürümünüz bunu yapmıyorsa endişelenmeyin, bunları nasıl oluşturacağımızı öğreneceğiz.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Çalışma Sayfaları, verileri girdiğiniz asıl kısımlardır. Görsel olarak düşünmek daha kolaysa, çalışma sayfalarını o sekmeler olarak düşünün. Sağ tıklayıp sil seçeneğini seçerek sekme ekleyebilir veya sekmeleri silebilirsiniz. Bu çalışma sayfaları, birlikte çalıştığımız gerçek elektronik tablolardır ve çalışma kitabı dosyasında^{(workbook file)} bulunurlar .

şerit^{(The Ribbon)}

Şerit , bir dizi kısayol gibi Excel uygulamasına ^{(Excel application)}yayılır , ancak görsel olarak temsil edilen kısayollar (metin açıklamalarıyla birlikte). ^(Ribbon)Bu, bir şeyi kısa sürede yapmak istediğinizde ve özellikle ne yapmak istediğinizi belirlemek için yardıma ihtiyacınız olduğunda faydalıdır.  

Üst menü seçeneklerinden (yani Ana Sayfa^(Home) , Ekle^(Insert) , Veri^(Data) , İnceleme^(Review) , vb.) hangi bölümü/grubu seçtiğinize bağlı olarak farklı bir şerit düğme grubu vardır ve sunulan görsel seçenekler bu gruplamalarla ilgili olacaktır. 

Excel Kısayolları^{(Excel Shortcuts)}

Kısayollar, Excel yazılımında^{(Excel software)} hızlı bir şekilde gezinmeye yardımcı olur , bu nedenle bunları öğrenmek yararlıdır (ancak kesinlikle gerekli değildir). Bazıları, Excel uygulamasının^{(Excel application)} eski sürümlerinin menülerinde listelenen kısayolları görerek ve ardından kendiniz deneyerek öğrenilir.  

Excel kısayollarını öğrenmenin bir başka yolu da Excel geliştiricilerinin web sitesinde^{(website of the Excel developers)} bunların bir listesini görüntülemektir . Excel^{(Excel doesn)} sürümünüz kısayolları görüntülemese bile çoğu çalışmaya devam eder.

Formüller ve Fonksiyonlar^{(Formulas vs. Functions)}

İşlevler, Excel'in^(Excel) yerleşik yetenekleridir ve formüllerde kullanılır. Örneğin, bir elektronik tablonun farklı hücrelerindeki sayıların toplamını hesaplayan bir formül eklemek istiyorsanız, bunu yapmak için SUM () işlevini kullanabilirsiniz.  

Bu işlev (ve diğer işlevler) hakkında daha fazla bilgi bu makalede biraz daha ileride.

Formül çubuğu^{(Formula Bar)}

Formül çubuğu^{(formula bar)} , Şerit'in^(Ribbon) altında görünen bir alandır . Formüller ve veriler için kullanılır. Verileri hücreye girersiniz ve fareniz o hücrenin üzerindeyse   formül çubuğunda da görünür.^{(formula bar)}

Formül çubuğuna^{(formula bar)} başvurduğumuzda, basitçe, uygun hücre seçiliyken formülü o noktaya yazmamız gerektiğini belirtiyoruz (bu, hücreyi seçip yazmaya başladığınızda yine otomatik olarak gerçekleşecektir).

Çalışma Sayfası Örneği Oluşturma ve Biçimlendirme^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Excel Çalışma^{(Excel Worksheet)} Sayfanızla yapabileceğiniz birçok şey vardır . Bu makalede ilerlerken size bazı örnek adımlar vereceğiz, böylece bunları kendiniz deneyebilirsiniz.

İlk Çalışma Kitabı^{(The First Workbook)}

Boş bir Çalışma Kitabı^(Workbook) ile başlamak yararlıdır . Öyleyse devam edin ve Yeni'yi seçin^(New) . Bu, Excel^(Excel) sürümünüze bağlı olarak değişebilir, ancak genellikle Dosya^(File) alanındadır.

Not: Yukarıdaki resim , Yeni'ye^(New) (sol taraf, yeşil okla gösterilen) herhangi bir yerden ulaşabileceğinizi göstermek için üstte Aç diyor. ^(Open)Bu, daha yeni Excel'in^(Excel) bir ekran görüntüsüdür .

Yeni'ye^(New) tıkladığınızda , büyük olasılıkla bazı örnek şablonlar alacaksınız. Şablonların kendileri Excel^(Excel) sürümleri arasında farklılık gösterebilir , ancak bir çeşit seçim yapmanız gerekir.  

Excel'in^(Excel) nasıl kullanılacağını öğrenmenin bir yolu, bu şablonlarla oynamak ve onları neyin "işaret ettiğini" görmektir. Yazımız için boş bir belge ile başlıyoruz ve veriler ve formüller vb. ile oynuyoruz.  

Öyleyse devam edin ve boş belge seçeneğini^{(document option)} seçin . Arayüz sürümden sürüme değişiklik gösterecektir, ancak fikri anlayabilmek için yeterince benzer olmalıdır. Biraz sonra başka bir örnek Excel sayfası^{(Excel sheet)} da indireceğiz .

Verileri Eklemek^{(Inserting the Data)}

Elektronik tablonuza (çalışma sayfası olarak da bilinir) veri almanın birçok farklı yolu vardır. Bir yol, istediğinizi istediğiniz yere basitçe yazmaktır. Belirli hücreyi seçin ve yazmaya başlayın.

Başka bir yol da verileri kopyalayıp Elektronik Tablonuza^{(Spreadsheet)} yapıştırmaktır . Tabii ki, tablo biçiminde olmayan verileri kopyalıyorsanız, belgenizde nereye gittiği konusunda biraz ilginç olabilir. Ama neyse ki belgeyi her zaman düzenleyebilir ve^{(document and recopy)} gerektiğinde başka bir yere kopyalayıp yapıştırabiliriz.

Şimdi bu makalenin bir bölümünü seçip kopyalayarak ve ardından boş hesap tablonuza yapıştırarak copy/paste method deneyebilirsiniz .

Makalenin bir bölümünü seçip kopyaladıktan sonra, elektronik tablonuza^{(spreadsheet and click)} gidin ve yapıştırmayı başlatmak istediğiniz hücreye tıklayın ve bunu yapın. Yukarıda gösterilen yöntem, sağ tıklama menüsünü kullanmak ve ardından simge şeklinde “Yapıştır” öğesini seçmektir.

Excel yerleşik yapıştırma yöntemini^{(paste method)} kullanırken , diğer Excel yerleşik yöntemlerinde bile hata almanız mümkündür . Neyse ki, hata uyarısı^{(error warning)} (yukarıdaki), sayfaya kopyaladığınız verileri almanız için sizi doğru yöne yönlendirmeye yardımcı olur.

Verileri yapıştırırken, Excel bunları yorumlamak için oldukça iyi bir iş çıkarır. Örneğimizde, bu bölümün ilk iki paragrafını kopyaladım ve Excel^{(section and Excel)} onu iki satırda sundu. Paragraflar arasında gerçek bir boşluk olduğundan, Excel bunu da yeniden üretti (boş bir satırla). Bir tabloyu kopyalıyorsanız, Excel onu sayfada yeniden oluşturma konusunda daha da iyi bir iş çıkarır.

Ayrıca, yapıştırmak için Şeritteki^(Ribbon) düğmeyi kullanabilirsiniz . Görsel insanlar için bu gerçekten yararlıdır. Aşağıdaki resimde^{(image below)} gösterilmiştir .

Excel'in^(Excel) bazı sürümleri (özellikle eski sürümler), verileri içe aktarmanıza izin verir (en iyi şekilde benzer dosyalar veya CSV – virgülle ayrılmış değerler – dosyalar ile çalışır). Excel'in^(Excel) bazı yeni sürümlerinde bu seçenek yoktur, ancak yine de diğer dosyayı (içe aktarmak istediğiniz dosyayı) açabilir, tümünü seç seçeneğini^{(select all)} kullanabilir ve ardından kopyalayıp ^{(copy and paste)}Excel elektronik tablonuza^{(Excel spreadsheet)} yapıştırabilirsiniz .  

İçe aktarma mevcut olduğunda, genellikle Dosya^(File) menüsü altında bulunur. Excel'in^(Excel) yeni sürümlerinde , Dosya'ya^(File) tıkladığınızda daha çok grafiksel bir kullanıcı arayüzüne^{(user interface)} yönlendirilebilirsiniz .  Çalışma sayfanıza geri dönmek için sol üstteki oka tıklamanız yeterlidir .^(Simply)

köprü oluşturma^{(Hyperlinking)}

Köprüleme , özellikle ^{(Hyperlinking)}Şerit^(Ribbon) kullanırken oldukça kolaydır . Daha yeni Excel sürümlerinde Ekle^(Insert) menüsünün altında köprü düğmesini^{(hyperlink button)} bulacaksınız . Ayrıca komut-K^(command-K) gibi bir kısayol aracılığıyla da erişilebilir .

Verileri Biçimlendirme (Örnek: Sayılar ve Tarihler)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Bazen verileri biçimlendirmek yararlıdır. Bu özellikle sayılar için geçerlidir. Niye ya? Bazen sayılar otomatik olarak daha çok bir metin biçimine benzeyen genel bir biçime (bir tür varsayılan) girer. Ancak çoğu zaman sayılarımızın sayı gibi davranmasını isteriz.  

Diğer örnek, 20200101 veya 01/01/20 gibi veya tarih^{(date format)} biçimimiz için seçtiğimiz herhangi bir biçim gibi tüm tarihlerimizin tutarlı görünmesini sağlamak için biçimlendirmek isteyebileceğimiz tarihler olabilir .

Aşağıdaki resimlerde gösterildiği gibi, verilerinizi birkaç farklı şekilde biçimlendirme seçeneğine erişebilirsiniz.

Sayı^(Number) biçimine eriştiğinizde, birkaç seçeneğiniz olacaktır. Bu seçenekler, sağ tıklama yöntemini kullandığınızda görünür. Şerit'i^(Ribbon) kullandığınızda, seçenekleriniz tam orada Şerit'tedir^(Ribbon) . Her şey sizin için hangisinin daha kolay olduğuna bağlı.  

Excel'i^(Excel) bir süredir kullanıyorsanız , ortaya çıkan sayı biçimi iletişim kutusuyla^{(number format dialog box)} (aşağıda gösterilmiştir) sağ tıklama yöntemini anlamak daha kolay olabilir. Daha yeni veya daha görselseniz, Ribbon yöntemi^{(Ribbon method)} daha mantıklı (ve kullanımı çok daha hızlı) olabilir. Her ikisi de size sayı biçimlendirme^{(number formatting)} seçenekleri sunar.

Bir tarihe benzeyen herhangi bir şey yazarsanız, Excel'in^(Excel) daha yeni sürümleri , aşağıdaki resimde gösterildiği gibi bunu Şeritte^(Ribbon) yansıtacak kadar güzeldir .

Şeritten^(Ribbon) tarihiniz için biçimleri seçebilirsiniz. Örneğin, kısa bir tarih veya uzun bir tarih seçebilirsiniz. Devam edin ve deneyin ve sonuçlarınızı görüntüleyin.

Sunum Biçimlendirme (Örnek: Metni Hizalama)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Verilerinizi nasıl hizalayacağınızı anlamanız da yararlıdır, bunların hepsinin sola mı yoksa sağa mı (veya iki yana yaslı, vb.) hizalanmasını istiyorsanız. Buna da Şerit^(Ribbon) aracılığıyla erişilebilir .

Yukarıdaki resimlerden de görebileceğiniz gibi, Ribbon seçeneğinin^{(Ribbon option)} ikinci satırında metnin hizalanması (yani sağa, sola vb . ) Şeritte^(Ribbon) diğer hizalama seçeneklerini de (yani üst, alt) seçebilirsiniz .  

Ayrıca, fark ederseniz, sayılar gibi şeyleri hizalamak, sola hizalandığında (metnin daha iyi göründüğü yerde) doğru görünmeyebilir, ancak sağa hizalandığında daha iyi görünebilir. Hizalama, bir kelime işlemci uygulamasında^{(word processing application)} göreceğinize çok benzer .

Sütunlar ve Satırlar^{(Columns & Rows)}

Sütunların ve satırların ^{(columns and rows)}genişliğini ve boyutlarını ayarlamanın^{(adjust the width and dimensions)} yanı sıra bunlarla nasıl çalışılacağını bilmek de yararlıdır . Neyse ki, bir kez onu asarsanız, bunu yapmak oldukça kolaydır.  

Satır veya sütun eklemenin veya silmenin iki bölümü vardır. İlk kısım seçim süreci^{(selection process)} , diğeri ise sağ tıklayıp ekle veya sil seçeneğinin seçilmesidir.  

Bu makaleden kopyaladığımız ve yukarıdaki örnekte boş Excel sayfamıza yapıştırdığımız verileri hatırlıyor musunuz? ^{(Excel sheet)}Muhtemelen artık buna ihtiyacımız yok, bu yüzden satır silme işlemi için mükemmel bir örnek.

^(Remember)İlk adımımızı hatırlıyor musun ? satırları seçmemiz gerekiyor. Devam edin ve satır numarasına^{(row number)} tıklayın (sol üst hücrenin solunda^{(left cell)} ) ve farenizle silmek istediğiniz alt satıra doğru aşağı doğru sürükleyin. Bu durumda, üç satır seçiyoruz.  

Ardından, prosedürümüzün ikinci kısmı, Satırları Sil'e^{(Delete Rows)} tıklayıp Excel'in bu satırları silmesini izlemek.

Satır ekleme işlemi benzerdir ancak birden fazla satır seçmeniz gerekmez.  Excel , satırı eklemek istediğiniz yere tıkladığınız yeri belirleyecektir.  

İşlemi başlatmak için yeni satırın altında olmasını istediğiniz satır numarasına tıklayın. ^{(row number)}Bu, Excel'e^(Excel) sizin için tüm satırı seçmesini söyler . Bulunduğunuz noktadan Excel , bunun yukarısındaki satırı ekleyecektir. Bunu, sağ tıklayıp ^{(right-clicking and choosing)} Satır Ekle'yi seçerek yapabilirsiniz.^{(Insert Rows.)}

Yukarıda gördüğünüz gibi 10. satıra 10 yazdık. Daha sonra 10 (satır 10) seçip sağ tıklayıp Insert Rows seçtikten sonra 10 sayısı^{(number 10)} bir satır aşağı indi. Bu, 10'un⁽¹⁰⁾ şimdi 11. sırada olmasına neden oldu.  

Bu, eklenen satırın seçili satırın üzerine nasıl yerleştirildiğini gösterir. Devam edin ve kendiniz deneyin, böylece ekleme işleminin^{(insertion process)} nasıl çalıştığını görebilirsiniz.

Birden fazla satıra ihtiyacınız varsa, bunu birden fazla satır seçerek yapabilirsiniz ve bu, Excel'e^(Excel) kaç tane istediğinizi söyler ve o miktar, seçilen satır numarasının^{(row number)} üstüne eklenir .  

Aşağıdaki resimler, 10'un⁽¹⁰⁾ nasıl üç satır aşağı indiği, eklenen satır sayısı dahil olmak üzere bunu görsel bir biçimde göstermektedir. 

Sütunları eklemek ve silmek, soldan (satırlar) yerine üstten (sütunlar) seçmeniz dışında temelde aynıdır.

Filtreler ve Kopyalar^{(Filters & Duplicates)}

Çalışacak çok verimiz olduğunda, bu verilerle daha kolay çalışabilmemiz için elimizde birkaç numara olması bize yardımcı olur.  

Örneğin, diyelim ki bir sürü finansal veriniz var ama sadece belirli verilere bakmanız gerekiyor. Bunu yapmanın bir yolu, bir Excel "Filtresi" kullanmaktır.

İlk olarak, çok fazla veri sunan bir Excel Çalışma Sayfası^{(Excel Worksheet)} bulalım, böylece bunu test edecek bir şeyimiz olur (tüm verileri kendimiz yazmak zorunda kalmadan). Böyle bir örneği Microsoft'tan^{(download just such a sample from Microsoft)} indirebilirsiniz . Bunun indirmeye doğrudan bağlantı olduğunu unutmayın; bu nedenle, bu bağlantıya tıkladığınızda Excel örnek dosyası hemen indirilmeye başlamalıdır.^{(Excel example)}

Artık belge elimizde olduğuna göre, veri hacmine bakalım. Biraz, değil mi? Not: Yukarıdaki resim, örnek dosyanızdakinden^{(sample file)} biraz farklı görünecektir ve bu normaldir. 

Diyelim ki yalnızca Almanya'dan^(Germany) gelen verileri görmek istediniz . Şeritte^(Ribbon) (“Ana Sayfa” altında) “Filtre” seçeneğini kullanın . Sağa doğru “Sırala” seçeneğiyle birleştirilir (daha yeni Excel sürümlerinde). 

Şimdi, Excel'e^(Excel) hangi seçenekleri istediğinizi söyleyin. Bu durumda, seçilen ülke olarak Almanya^(Germany) ile ilgili verileri arıyoruz .

Filtre seçeneğini^{(filter option)} seçtiğinizde , sütunlarda küçük açılır okların göründüğünü fark edeceksiniz . Bir ok seçildiğinde, kullanacağımız “Metin Filtreleri” seçeneği de dahil olmak üzere birkaç seçeneğiniz vardır. Artan veya azalan sıralama seçeneğiniz vardır.  

Tüm bu seçenekler açılır listede göründüğünden, Excel'in bunları ^(Excel)Şeritte^(Ribbon) birleştirmesinin nedeni mantıklıdır . “Metin Filtreleri” altında “Eşittir…” seçeneğini seçeceğiz.

Ne yapmak istediğimizi seçtikten sonra (bu durumda Filter ), bilgileri/kriterleri verelim. Almanya'dan^(Germany) gelen tüm verileri görmek istiyoruz, bu yüzden kutuya yazdığımız şey bu. Ardından, "Tamam" ı tıklayın.

Artık sadece Almanya'dan^(Germany) gelen verileri gördüğümüzü fark edeceksiniz . Veriler filtrelendi. Diğer veriler hala orada. Sadece görünümden gizlenmiştir. Filtreyi durdurmak ve tüm verileri görmek istediğiniz bir zaman gelecek.  Aşağıdaki resimde gösterildiği gibi açılır menüye dönün ve filtreyi temizlemeyi seçin.^{(Simply return)}

Bazen yinelenen verileri içeren veri kümeleriniz olacaktır. Yalnızca tekil verileriniz varsa çok daha kolaydır. Örneğin, Excel Çalışma Sayfanızda neden aynı finansal ^{(Excel Worksheet)}veri kaydını iki kez^{(data record twice)} (veya daha fazla) isteyesiniz ?  

Aşağıda^(Below) , yinelenen (sarı renkle vurgulanmış) bazı verileri içeren bir veri kümesi örneği verilmiştir.^{(data set)}

Yinelenenleri (veya bu durumda olduğu gibi daha fazlasını) kaldırmak için, yinelenen verileri temsil eden (tekrarlanan verileri içeren) satırlardan birine tıklayarak başlayın. Bu, aşağıdaki resimde gösterilmiştir.

Şimdi, "Veri" sekmesini veya bölümünü ziyaret edin ve oradan Şeritte^(Ribbon) "Yinelenenleri Kaldır" yazan bir düğme görebilirsiniz. Bunu tıklayın.

Bu işlemin ilk kısmı , aşağıdaki resimde gördüğünüze benzer  bir iletişim kutusu sunar. ^{(dialog box)}Bunun kafanızı^(Don) karıştırmasına izin vermeyin^{(t let)} . Size sadece yinelenen verileri tanımlarken hangi sütuna bakacağınızı soruyor.  

Örneğin, aynı ada ve soyadına sahip birkaç satırınız varsa, ancak diğer sütunlarda temelde anlamsızsa (örneğin bir web sitesinden kopyala/yapıştır gibi) ve yalnızca ad ve soyadı için benzersiz satırlara ihtiyacınız varsa, Bu sütunlar, fazla verinin kaldırılmasında yinelenemeyecek anlamsız kelimelerin dikkate alınmaması için.  

Bu durumda, seçimi "tüm sütunlar" olarak bıraktık çünkü satırları manuel olarak çoğalttık, bu nedenle örneğimizde tüm sütunların tamamen aynı olduğunu biliyorduk. (Aynısını Excel örnek dosyası ile yapabilir ve test edebilirsiniz^{(Excel example file and test)} .)

Yukarıdaki iletişim kutusunda^{(dialog box)} “Tamam” ı tıkladıktan sonra sonucu göreceksiniz ve bu durumda üç satır eşleşen olarak tanımlandı ve ikisi kaldırıldı.

Şimdi, ortaya çıkan veriler (aşağıda gösterilmektedir) , yinelenenlerin eklenmesi ve çıkarılmasından^{(addition and removal)} önce başladığımız verilerle eşleşir .

Az önce birkaç numara öğrendin. Bunlar özellikle daha büyük veri kümeleriyle uğraşırken faydalıdır. Devam edin ve Şeritte^(Ribbon) gördüğünüz diğer düğmeleri deneyin ve ne yaptıklarını görün. Orijinal formu korumak istiyorsanız , Excel örnek^{(Excel example)} dosyanızı da çoğaltabilirsiniz . İndirdiğiniz dosyayı yeniden adlandırın ve başka bir kopyayı yeniden indirin. Veya dosyayı bilgisayarınızda çoğaltın.  

Yaptığım, sekmeyi tüm finansal verilerle çoğaltmaktı (diğer örnek^{(example file)} dosyama kopyaladıktan sonra , bununla başladığımız boştu) ve yinelenen sekmeyle^{(duplicate tab)} , istediğim zaman oynayabileceğim iki sürüm vardı. Sekmeye sağ tıklayıp “ ^{(tab and choosing “)}Çoğalt^(Duplicate) ”ı seçerek bunu deneyebilirsiniz .

Koşullu biçimlendirme^{(Conditional Formatting)}

Makalenin bu kısmı , görüntüleme avantajları nedeniyle Çalışma Kitabı^(Workbook) oluşturma bölümüne dahil edilmiştir . Biraz karmaşık görünüyorsa veya işlevler ve formüller arıyorsanız, bu bölümü atlayın ve boş zamanınızda geri dönün.

Belirli verileri vurgulamak istiyorsanız Koşullu Biçimlendirme kullanışlıdır. ^(Formatting)Bu örnekte, Excel Örnek dosyamızı^{(Excel Example file)} (tüm finansal verilerle birlikte) kullanacağız ve 25.000 ABD Dolarının üzerindeki  “ Brüt Satışları” arayacağız.^(Gross)

Bunu yapmak için öncelikle değerlendirilmesini istediğimiz hücre grubunu vurgulamalıyız. Şimdi, tüm sütunu veya satırı^{(column or row)} vurgulamak istemediğinizi unutmayın . Yalnızca değerlendirilmesini istediğiniz hücreleri vurgulamak istiyorsunuz. Aksi takdirde, diğer hücreler de (başlıklar gibi) değerlendirilecek ve Excel'in^(Excel) bu başlıklarla ne yaptığına şaşıracaksınız (örnek olarak).

Böylece, istediğimiz hücreleri vurguladık ve şimdi “Ana Sayfa” bölümüne/grubuna ve ardından “Koşullu Biçimlendirme” ye tıklıyoruz.

Şeritte^(Ribbon) “Koşullu Biçimlendirme” ye tıkladığımızda bazı seçeneklerimiz var. Bu durumda, 25.000 $ 'dan büyük olan hücreleri vurgulamak istiyoruz, böylece aşağıdaki resimde gösterildiği gibi seçimimizi böyle yapıyoruz.

Şimdi bir iletişim kutusu^{(dialog box)} göreceğiz ve kutuya değeri yazabiliriz. 25000 yazıyoruz. Virgül veya herhangi bir şey^{(commas or anything)} hakkında endişelenmenize gerek yok ve aslında sadece ham sayıyı yazarsanız daha iyi çalışır.

“Tamam”ı tıkladıktan sonra yukarıdaki “Büyüktür” iletişim^{(dialog box)} kutumuzda alanların seçimimize göre (sağda) otomatik olarak renklendirildiğini göreceğiz . Bu durumda, “ Koyu Kırmızı Metinle^{(Dark Red Text)} Açık Kırmızı Dolgu ). Farklı bir görüntüleme seçeneği^{(display option)} de seçebilirdik.

Bu koşullu biçimlendirme, bir proje için gerekli olan verileri bir bakışta görmenin harika bir yoludur. Bu durumda, Brüt^(Gross) Satışlarda 25.000 ABD Dolarını aşabilen “Segmentleri” ( Excel Örnek dosyasında bahsedildiği gibi) görebiliriz.^{(Excel Example file)}

Formüller ve Fonksiyonlarla Çalışmak^{(Working With Formulas and Functions)}

Excel'de^(Excel) işlevlerin nasıl kullanılacağını öğrenmek çok yararlıdır. Onlar formüllerin temel bağırsaklarıdır. Nelerin mevcut olduğu hakkında bir fikir edinmek için işlevlerin bir listesini görmek istiyorsanız, “Ekle” menüsüne/grubuna tıklayın ve ardından en soldaki “İşlev/İşlevler”i seçin.

Excel Şeridi'ndeki^{(Excel Ribbon)} bu düğmenin amacı, gerçek bir işlev eklemek olsa da (ki bu, formül çubuğuna^{(formula bar)} yazarak, eşittir işaretiyle başlayıp ardından istenen işlevi yazmaya başlayarak da yapılabilir), bunu da kullanabiliriz. Neyin mevcut olduğunu görmek için. Formüllerinizde ne kullanabileceğiniz hakkında bir fikir edinmek için işlevler arasında gezinebilirsiniz.  

Tabii ki, onları basitçe denemek ve ne yaptıklarını görmek de çok yararlıdır. Daha kısa bir işlev listesi için "Genel Olarak Kullanılan" gibi bir kategori seçerek, ancak sıklıkla kullanılan (ve bu makalede bazı işlevlerin ele alındığı) bir liste seçerek incelemek istediğiniz grubu seçebilirsiniz.

Bu makalede tartıştığımız formül örneklerinde bu işlevlerden bazılarını kullanacağız.

Eşittir ^{(The Equals )}=İşaret^{( Sign)}

Excel'de^(Excel) eşittir işareti ( = ) çok önemlidir . Önemli bir rol oynar. Bu özellikle formüller için geçerlidir.  Temel olarak^(Basically) , önüne eşittir işareti koymadan bir formülünüz yoktur. Ve formül olmadan, sadece o hücreye girdiğiniz verilerdir (veya metin).  

Bu nedenle, Excel'den^(Excel) sizin için herhangi bir şeyi hesaplamasını veya otomatikleştirmesini istemeden önce hücreye eşittir işareti ( = ) yazdığınızı unutmayın.

Bir $ işareti eklerseniz, bu, Excel'e^(Excel) formülü taşımamasını söyler. Normalde, çalışma sayfasındaki değişikliklere göre formüllerin otomatik olarak ayarlanması (göreceli ^{(auto adjustment)}hücre referansları^{(cell reference)} olarak adlandırılanları kullanarak ) yararlı bir şeydir, ancak bazen bunu istemeyebilirsiniz ve bu $ işaretiyle Excel'e^(Excel) bunu söyleyebilirsiniz . Hücre referansının ^{(cell reference)}harf ve numarasının^{(letter and number)} önüne $ işareti koymanız yeterlidir .  

Böylece , D25'in^(D25) göreli bir hücre başvurusu^{(cell reference)} 25 $D$ olur. Bu kısım kafa karıştırıcıysa, endişelenmeyin. Ona geri dönebilirsin (veya onunla boş bir Excel^{(Excel blank)} çalışma kitabıyla oynayabilirsin).

The Awesome Ampersand >> &

Ve işareti ( & ), hücreleri birleştirmenizi sağlayan eğlenceli bir küçük formül “araçtır”. Örneğin, adlar için bir sütununuz ve soyadlar için başka bir sütununuz olduğunu ve tam ad için bir sütun oluşturmak istediğinizi varsayalım. Bunu yapmak için & işaretini kullanabilirsiniz.

Bir Excel Çalışma Sayfasında^{(Excel Worksheet)} deneyelim . Bu örnek için, başka bir projeyi kesintiye uğratmamak için boş bir sayfa kullanalım. Devam edin ve adınızı A1'e yazın ve soyadınızı B1'e yazın. Şimdi bunları birleştirmek için farenizi C1 hücresine tıklayın ve^{(C1 cell and type)} şu formülü yazın:  =A1 & “ “ & B1 .  Lütfen^(Please) sadece italik olarak yazılan kısmı kullanın, geri kalan kısmı kullanmayın (nokta kullanmamak gibi).  

C1'de ne görüyorsun? Tam adınızı yazarken normal olarak, adınız ve soyadınız arasında bir boşlukla tam adınızı görmelisiniz. Formülün & “ “ & kısmı^{(“ “ & portion)} , o alanı oluşturan şeydir. “ “ eklememiş olsaydınız, aralarında boşluk bırakmadan adınız ve soyadınız olurdu (sonucu görmek istiyorsanız devam edin ve deneyin).

Başka bir benzer formül CONCAT kullanır, ancak bunu biraz sonra öğreneceğiz. Şimdilik, ve işaretinin ( & ) sizin için neler yapabileceğini aklınızda bulundurun, çünkü bu küçük ipucu birçok durumda işe yarar.

SUM() işlevi^{(SUM() Function)}

SUM ( ) işlevi çok kullanışlıdır ve tam olarak tanımladığı şeyi yapar. Excel'e^(Excel) eklemesini söylediğiniz sayıları toplar ve size değerlerinin toplamını verir. Bunu birkaç farklı şekilde yapabilirsiniz.

Fonksiyonun kullanımında üzerinde çalışabileceğimiz bazı verilerimiz olması için bazı sayıları yazarak başladık. Biz sadece 1, 2, 3, 4, 5 kullandık ve A1'den başladık ve her hücreye A5'e doğru aşağı doğru yazdık.

Şimdi, SUM () işlevini kullanmak için, istediğiniz hücreye tıklayarak başlayın, bu durumda A6 kullandık ve formül çubuğuna ^{(formula bar)}=SUM () yazarak başlayın. Bu örnekte, ilk “(.” öğesine geldiğinizde durun. Şimdi, A1'i (en üstteki hücre^{(top-most cell)} ) tıklayın ve farenizi A5'e (veya dahil etmek istediğiniz en alttaki hücreye) sürükleyin ve ardından ^{(bottom-most cell)}formül çubuğuna^{(formula bar)} dönün ve “ )” kapanışını^{(closing “)} yazın . veya tırnak işaretleri ve sadece parantezler. 

Bu işlevi kullanmanın diğer yolu, bilgileri formül çubuğuna^{(formula bar)} manuel olarak yazmaktır . Bu, özellikle birkaç numaranız varsa ve onları almak için kaydırma yapmak biraz zorsa yararlıdır. Bu yöntemi, yukarıdaki örnekte yaptığınız gibi "=SUM(." ile başlatın.

Ardından, en üstteki hücrenin ^{(top-most cell)}hücre başvurusunu^{(cell reference)} yazın . Bu durumda, bu A1 olacaktır. İki nokta üst üste ( : ) ekleyin ve ardından en alttaki hücrenin ^{(bottom-most cell)}hücre referansını^{(cell reference)} yazın . Bu durumda, bu A5 olacaktır.

ORTALAMA() işlevi^{(AVERAGE() Function)}

Bir grup sayının ortalamasının ne olduğunu bulmak isteseydiniz ne olurdu? ORTALAMA^(AVERAGE) () işleviyle bunu kolayca yapabilirsiniz . Aşağıdaki adımlarda, temelde yukarıdaki SUM () işleviyle aynı olduğunu ancak farklı bir işleve sahip olduğunu fark edeceksiniz.  

Bunu akılda tutarak, sonuç için kullanmak istediğimiz hücreyi seçerek (bu durumda A6) başlıyoruz ve ardından eşittir işareti ( = ) ve ORTALAMA^(AVERAGE) kelimesiyle yazmaya başlıyoruz . Yazmaya başladığınızda, size öneriler sunulduğunu ve isterseniz tam kelimeyi yazmak yerine ORTALAMA'ya tıklayabileceğinizi fark edeceksiniz.^(AVERAGE)

Hücre aralığımızı^{(cell range)} eklemeden önce formülünüzde bir açılış parantezi^{(opening parenthesis)} olduğundan emin olun .  Aksi takdirde^(Otherwise) , bir hata alırsınız.

Artık A6 hücremize^{(A6 cell)} (veya sonuç için hangi hücreyi kullanıyorsanız) “=ORTALAMA(“) yazdığımıza göre, kullanmak istediğimiz hücre aralığını^{(cell range)} seçebiliriz . Bu durumda A1'den A5'e kadar kullanıyoruz.  

Aralığı seçmek için fareyi kullanmak yerine manuel olarak da yazabileceğinizi unutmayın. Büyük bir veri kümeniz^{(data set typing)} varsa , aralığa yazmak muhtemelen onu seçmek için gerekli olan kaydırmadan daha kolaydır. Ama, elbette, size kalmış.

İşlemi tamamlamak için kapatma parantezini “^{(closing parenthesis “)} )” yazmanız yeterlidir ve beş sayının ortalamasını alacaksınız. Gördüğünüz gibi, bu işlem SUM () işlemine ve diğer işlevlere çok benzer. Bir işlevi bir kez kavradığınızda, diğerleri daha kolay olacaktır.

EĞERSAY() işlevi^{(COUNTIF() Function)}

Bir veri setinde^{(data set)} belirli bir sayının kaç kez göründüğünü saymak istediğimizi varsayalım .  Öncelikle^(First) dosyamızı bu fonksiyon için hazırlayalım ki sayacak bir şeyimiz olsun. A6'da sahip olabileceğiniz tüm formülleri kaldırın. Şimdi, ya A1'den A5'e kopyalayın^{(A5 and paste)} ve A6'dan başlayarak yapıştırın ya da A6'dan başlayarak aşağı doğru giden hücrelere aynı sayıları yazın ve 1'in değerini ve ardından A7'yi 2 ile vb.

Şimdi A11'de^{(A11 let)} fonksiyonumuza/formülümüze başlayalım. Bu durumda, “ =COUNTIFA10 arasındaki hücreleri seçeceğiz .

Diğer COUNT benzeri işlevlerden birini değil, “COUNTIF” yazdığınızdan veya seçtiğinizden emin olun, aksi takdirde aynı sonucu alamayız.

Diğer fonksiyonlarımızda yaptığımız gibi ve kapatma parantezini “^{(closing parenthesis “)} )” yazmadan önce , kriter sorusunu cevaplamamız ve virgülden sonra “^{(comma “)} ” ve parantezden önce “^{(parenthesis “)} )” yazmamız gerekiyor.

“Kriterler” ile tanımlanan nedir? Excel'e neyi saymasını istediğimizi söylediğimiz yer burasıdır (bu durumda). Sayı listesinde görünen beşli (5) sayısını elde etmek için virgül, ardından “5” ve ardından parantez kapatarak girdik. ^{(closing parenthesis)}İki olay olduğu için bu sonuç iki (2) olacaktır.

BİRLEŞTİR veya BİRLEŞTİR() işlevi^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Formülümüzde yalnızca ve işareti ( & ) kullanan örneğimize benzer şekilde, CONCAT () işlevini kullanarak hücreleri birleştirebilirsiniz. Devam edin ve aynı örneğimizi kullanarak deneyin.  

Adınızı A1'e, soyadınızı B1'e yazın. Ardından, C1'de ^{(C1 type)} CONCAT (A1, “ “ , B1) yazın.

Ve işareti (&) ile yaptığımız sonucu elde ettiğinizi göreceksiniz. Birçok kişi ve işaretini daha kolay ve daha az hantal olduğu için kullanır, ancak şimdi başka bir seçeneğiniz olduğunu da görüyorsunuz.

Not: Bu işlev , Excel sürümünüzde BİRLEŞTİR^{(CONCANTENATE)} işlevi görebilir .  Microsoft , işlev adını^{(function name)} yalnızca CONCAT olarak kısalttı ve bu, yazılımın sonraki sürümlerinde yazması (ve hatırlaması) daha kolay olma eğilimindedir. Neyse ki formül çubuğunuza (eşittir işaretinden sonra) ^{(formula bar)}CONCA yazmaya başlarsanız , Excel sürümünüzün hangi sürümü kullandığını göreceksiniz ve fare ile üzerine tıklayarak seçebilirsiniz..

Yazmaya başladığınızda, ^(Remember)Excel sürümünüzün doğru işlevi^{(correct function)} göstermesine izin vermek için , yalnızca “CONCA” (veya daha kısa) yazın ve “CONCAN” (CONCANTENATE için başlangıç ​​olarak ) yazmayacağınızı^{(CONCANTENATE)} veya Excel'i^(Excel) göremeyebileceğinizi unutmayın . s önerisi^{(s suggestion)} , çünkü iki işlevin farklılaşmaya başladığı yer burasıdır.

CONCAT () yerine ve işareti (&) ile birleştirme yöntemini^{(merge method)} kullanmayı tercih ederseniz şaşırmayın . Bu normal.

If/Then Formulas

Örnek Excel dosyamızda^{(Excel file)} yeni bir sütunda İndirim^(Discount) (ikinci bir tür indirim) tutarını belirlemek için If/Then Formula kullanmak istediğimizi varsayalım . Bu durumda önce bir sütun ekleyerek başlıyoruz ve Sütun F'den sonra ve ^{(Column F)}Sütun G'den^{(Column G)} önce ekliyoruz (yine indirdiğimiz örnek dosyamızda^{(example file)} ).

Şimdi formülü yazıyoruz. Bu durumda F2'ye yazıyoruz ve “=IF(E2>25000, “ İNDİRİM 2^{(DISCOUNT 2)} ”) oluyor. Bu, formülün aradığını bir testle (E2 25k'den büyük) ve ardından E2'deki sayının bu testi geçmesi durumunda bir sonucu karşılar (“ İNDİRİM 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Şimdi, F2'yi kopyalayın ve^{(copy F2 and paste)} onu takip eden hücrelere F sütununa^{(F column)} yapıştırın .

Formül, uygun hücreye bir başvuru ile her hücre için (göreli hücre referansı) otomatik olarak ayarlanacaktır.  Otomatik olarak ayarlanmasını istemiyorsanız, alfa hücresinin^{(cell alpha)} önüne bir $ işareti ve ayrıca A1 $A$1 gibi bir sayı ile  gelebileceğinizi unutmayın .^(Remember)

Yukarıdaki resimde, F2 sütunundaki^{(F2 column)} tüm hücrelerde “İndirim 2”nin göründüğünü görebilirsiniz . Bunun nedeni, formülün ona E2 hücresine^{(E2 cell)} ($E$2 ile temsil edilir) bakmasını ve hiçbir göreli hücreye bakmamasını söylemesidir. Yani formül bir sonraki hücreye (yani F3) kopyalandığında dolar işaretleri nedeniyle hala E2 hücresine^{(E2 cell)} bakıyor . Bu nedenle, tüm hücreler aynı sonucu verir çünkü aynı hücreye başvuran aynı formüle sahiptirler.

Ayrıca, "YANLIŞ" kelimesi yerine bir değerin görünmesini istiyorsanız, sadece bir virgül ekleyin ve ardından görünmesini istediğiniz kelime veya sayıyı^{(word or number)} (metin tırnak içinde olmalıdır) formülün sonuna, biten parantez.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Excel Projelerinizi Yönetme^{(Managing Your Excel Projects)}

Neyse ki, Excel belgelerinin tasarlanma şekliyle, ^(Excel)Excel Çalışma Kitaplarınızla^{(Excel Workbooks)} pek çok şey yapabilirsiniz . Belgenizde farklı çalışma sayfalarına (sekmelere) sahip olma özelliği, ilgili içeriğin tümünü tek bir dosyada bulundurmanıza olanak tanır. Ayrıca, daha iyi (veya daha kötü) çalışan formüllere sahip olabilecek bir şey oluşturduğunuzu düşünüyorsanız, Çalışma Sayfanızın çeşitli sürümlerine sahip olmak için Çalışma Sayfalarınızı (sekmeler) kopyalayabilirsiniz ^(Worksheet)(^(Worksheet) sağ tıklama seçeneği) .  

Sekmelerinizi yeniden adlandırabilir ve hangi sürümlerin en yeni (veya en eski) olduğunu size bildirmek için tarih kodlarını kullanabilirsiniz . ^{(use date)}Bu, Excel projelerinizi yönetirken bu sekmeleri kendi avantajınıza nasıl kullanabileceğinizin yalnızca bir örneğidir.

Excel'in^(Excel) sonraki sürümlerinden birinde sekmelerinizi yeniden adlandırmanın bir örneğini burada bulabilirsiniz . Sekmeye tıklayarak başlıyorsunuz ve buradaki resme benzer bir sonuç elde ediyorsunuz: 

Bu yanıtı almazsanız, sorun değil. Excel'in^(Excel) daha eski bir sürümüne sahip olabilirsiniz, ancak sekmeleri yeniden adlandırmanıza izin vermesi açısından biraz sezgiseldir. Sekmeyi sağ tıklayıp Excel'in^(Excel) önceki sürümlerinde de "yeniden adlandırma" seçeneği elde edebilir ve bazen doğrudan sekmeye yazabilirsiniz.

Excel , Excel'in^(Excel) nasıl kullanılacağını öğrenme yolculuğunuzda size pek çok fırsat sunar . Şimdi dışarı çıkıp kullanma zamanı! iyi eğlenceler^{(Have fun)}

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written іn 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the fіnancіal industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Gantt Charts içinde Microsoft Excel Oluşturma

• Microsoft Excel'de What-If Analizi Nasıl Anlaşılır?

• En İyi 40 Microsoft Excel Klavye Kısayolu

• Background Microsoft Teams'de nasıl değiştirilir

• Bir Excel Scatter Plot bir Doğrusal Regression Trendline ekle

• Tüm Excel Dosya Uzantıları ve Anlamları İçin Bir Kılavuz

• Excel'de DÜŞEYARA Nasıl Kullanılır

• Excel Otomatik Kurtarma ve Otomatik Yedekleme Özellikleri Nasıl Kullanılır

• Excel'de ÇOKEĞERSAYLAR, ETOPLALAR, ORTALAMALAR Nasıl Kullanılır

• Excel'de Sparklines nasıl kullanılır?

• 12 Faydalı Microsoft Word İpuçları ve Püf Noktaları

• Microsoft PowerPoint'te Slide Master'da Ustalaşma

• Ücretsiz Microsoft Word Nasıl Alınır

• Excel'de Eşleşen Değerler Nasıl Bulunur?

• Excel'de Hata Çubukları Nasıl Eklenir

• Flowchart Word and Excel'te nasıl oluşturulur

• Nasıl güvenli bir şekilde Password Protect A Excel File

• Excel'de Verileri Özetlemek için Özet İşlevlerini Kullanın

• Excel'in Birden Çok Örneği Nasıl Açılır

• Excel Arka Plan Resimleri Nasıl Eklenir ve Yazdırılır