Projeleri, görevleri, listeleri, ekip üyelerini ve daha fazlasını izlemek için bulut ve web tabanlı bir araç için Smartsheet.com kapsamlı ve esnek özellikler sunar.

Denemeyi düşünüyorsanız veya ücretsiz deneme için zaten kaydolduysanız, araçtan en iyi şekilde yararlanmak, sizin ve ekibiniz için neler yapabileceğini bilmek anlamına gelir. Yeni başlayanlar için Smartsheet'in^(Smartsheet) nasıl kullanılacağını inceleyelim .

Akıllı sayfa nedir?

Asana^{(like Asana)} , Monday.com veya benzer proje yönetimi yazılımı gibi uygulamalar kullandıysanız , Smartsheet amaç, yapı ve özellikler açısından karşılaştırılabilir. Tek başına kullanabilir veya başkalarıyla işbirliği yapabilir, öğelere hızlı erişim için gösterge panoları oluşturabilir ve Kanban , takvim ve ızgara gibi birden çok görünümün keyfini çıkarabilirsiniz.

Smartsheet ayrıca otomatikleştirilmiş iş akışları, hızlı başlangıçlar için şablonlar, yardımcı raporlar, özel formlar ve süreçlerinizi kolaylaştırmak için diğer uygulamalarla entegrasyonlar sağlar.

Smartsheet'i^(Smartsheet) kullanmaya başlamanın en iyi yolu , izlemek istediğiniz bir proje, sayfa veya görev listesi oluşturmak veya içe aktarmaktır. Daha sonra size her aracın özelliklerini anlatacağız.

Şablon Oluşturun, İçe Aktarın veya Kullanın

Sol taraftaki gezinme panelinde Çözüm Merkezi^{(Solution Center)} simgesini (artı işareti) seçin . Ardından ekranın sol üst köşesinde Oluştur^(Create) ve İçe Aktar^(Import) seçeneklerini göreceksiniz .

Oluştur'u^(Create,) seçin ve Izgara^(Grid) , Proje^(Project) , Kartlar^(Cards) , Görev Listesi^{(Task List)} , Form , Rapor^(Report) ve Dashboard/Portal için sekiz seçeneğiniz vardır . Oluşturmak istediğiniz öğe türünü seçin, ona bir ad verin ve Oluştur'u^(Create) seçin .

Başlamak istediğiniz başka bir yerde bir proje planınız veya görev sayfanız varsa İçe Aktar'ı^(Import) seçin . Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets veya Atlassian Trello'yu^(Trello) seçin . Ardından, öğeyi içe aktarmak için istemleri izleyin.

Bir şablon veya şablon kümesiyle başlamak istiyorsanız, Tüm Çözümlere Gözat'ı^{(Browse All Solutions)} seçin, bir sektör seçin veya belirli bir şey bulmak  için Arama kutusunu kullanın.^(Search)

Ek bilgileri görmek için bir şablon seçin veya ayarlayın. Ardından bir şablon kullanmak^{(use a template)} için Kullan^(Use) düğmesini seçin.

Bir şablon seti için , neyin dahil olduğuna dair tüm ayrıntıları almak ve seti indirmek için Daha Fazla Bilgi'yi seçin.^{(Learn More)}

Proje Asistanını kullanın

Başlamak istediğiniz yeni bir projeyse, Proje Asistanını^(Assistant) da kullanabilirsiniz . Bu size projeyi hazırlama konusunda bir başlangıç ​​sağlar.

Çözüm Merkezi'nde^{(Solution Center)} Proje Yardımcısı'nı^{(Project Assistant)} seçin . Projenize bir ad verin, başlamak için iki görev girin ve Görev^(Task) #1 için iki alt görev ekleyin.

Ardından , girdiğiniz görevler ve alt görevler ile yeni projeniz için  Izgara Görünümü^{(Grid View)} düzenini göreceksiniz .

Proje Özellikleri

Gantt View gibi yerleşik proje yönetimi araçlarıyla projenizi Smartsheet'te izlemek^(Smartsheet) kolaydır .

Sol tarafta görev, süre, başlangıç, bitiş, öncüller, atanan, tamamlanma yüzdesi, durum ve yorumlar için noktalarınız var. Sağ tarafta Gantt grafiğiniz var.

Sağ üstteki simgeleri kullanarak taban çizgileri ekleyebilir ve kritik yolu gösterebilir veya gizleyebilirsiniz.

Proje Ayarları'nı^{(Project Settings)} açmak için dişli^(gear) simgesini seçin . Ardından Bağımlılık Ayarları^{(Dependency Settings)} , Zaman Çizelgesi Görüntüleme^{(Timeline Display)} ve Kaynak Yönetimi'ni^{(Resource Management)} ayarlayın .

Görev Listesi Özellikleri

Görev listesi, yapılacakları baştan sona  takip etmek için^{(track your to-dos)} tam olarak ihtiyacınız olan şeyleri içerir .

^(Enter)Görev adını, bitiş tarihini, atanan kişiyi ve durumu girin . Tamamlanan görevleri işaretlemek için Bitti sütununu ve notlar için ^(Done)Yorumlar^(Comments) bölümünü kullanın.

Kart Özellikleri

Kanban proje yönetimi yöntemini beğendiyseniz , ister kendiniz ister ekibiniz için Kartlar düzenini kullanabilirsiniz.

Uncategorized , Backlog , Planning , In Progress , ve Complete için şeritlerle başlayacaksınız . Ancak bu etiketleri projenize göre değiştirebilirsiniz.

Kulvarlara kart eklemek için artı işaretlerini kullanın. Kartlarınız, alt görevler, dosya ekleri, yorumlar, provalar ve hatırlatıcılardan oluşan bir kontrol listesi içerebilir. Ayrıca Düzenle^(Edit) simgesini (kalem) seçerek bir karttaki alt görevleri daha büyük bir görünümde düzenleyebilirsiniz .

^(Choose)Kartlarınızın kompakt veya tam görünümü arasında seçim yapın ve sağ üstteki dişli simgesiyle ^(gear)Kart Görünümü^{(Card View)} ayarlarını yapın.

Izgara Özellikleri

Öğeleri izlemek için Microsoft Excel veya Google E-Tablolar^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} gibi uygulamalar kullanıyor musunuz ? Eğer öyleyse, o zaman Izgara^(Grid) düzeni tam size göre. Sütunlar, satırlar ve hücreler içeren bir elektronik tabloya benziyor.

Form Özellikleri

Özel bir form oluşturmak^{(Building a custom form)} , her türlü proje için kullanışlı bir özelliktir. Smartsheet ile formunuzu tasarlayabilir ve ayarlarını kolayca yapabilirsiniz.

^(Add)Soldaki bölümle Form Öğeleri ^(Elements)ekleyin ve kaldırın . Ardından, sağ tarafta belirli ayarlarını yapmak için bir form alanı seçin. Örneğin, bir alanı zorunlu hale getirebilir, bir etiket veya yardım metni ekleyebilir, doğrulamayı kullanabilir ve mantık ekleyebilirsiniz.

Tema^(Theme) ve Marka^(Brand) , Güvenlik^(Security) , Form Gönderimi^{(Form Submission)} ve gönderimler için e-postalar için form ayarlarını yapın.

Rapor Özellikleri

Bir Satır Raporu^{(Row Report)} , Özet Raporu^{(Summary Report)} veya her ikisini birden oluşturun. Sayfayı veya projeyi seçin ve sütunları ekleyin. Filtreler ekleyebilir, sütunları sıralayabilir ve gruplayabilir ve en üste bir özet ekleyebilirsiniz.

Pano Özellikleri

Bir Smartsheet panosu oluşturarak projenizin anlık görüntüsünü görebilir, etkin öğeleri kontrol edebilir, kullanışlı bir grafik görebilir veya metrikleri görüntüleyebilirsiniz.

Gösterge tablonuza bir ad verin ve ardından kullanmak istediğiniz widget'ları seçin. Sağ tarafta güzel bir widget seçimi göreceksiniz ve eklemek için birini seçmeniz yeterli. 

Gösterge panelinizde widget'ları bulunduktan sonra, ayarlarını değiştirebilirsiniz. Widget türüne bağlı olarak, bir başlık ekleyebilir ve stilini belirleyebilir ve birisi widget'ı tıkladığında bir eylem seçebilirsiniz.

Smartsheet Gezinme^{(Smartsheet Navigation)} , Düzen^(Layout) ve Araçlar^(Tools)

Smartsheet , uygulamada gezinmenin yanı sıra araçları kullanmanın kolay bir yolunu sunar. 

Sol Gezinme

Sol tarafta Ana Sayfa^(Home) , Bildirimler^{(Notifications)} , Gözat^(Browse) , Son Aramalar^(Recents) , Sık Kullanılanlar^(Favorites) , İş Uygulamaları ve Çözüm Merkezi için ana navigasyona ^{(Solution Center)}sahipsiniz^(WorkApps) . Smartsheet'te^(Smartsheet) oturum açtığınızda , nereden başlamak istediğinizi seçin.

Alt kısımda, yardım için Yardım^(Help) simgesini (soru işareti) simgesini veya profilinizi ve ayarlarınızı düzenlemek için Hesap simgesini seçin.^(Account)

Sağ Taraf Araçları

Sağ tarafta araçlar var. Proje, Görev Listesi^{(Task List)} veya Kartlar gibi kullandığınız her öğe için bunları ekranda göreceksiniz . İstisnalar, Pano^(Dashboard) ve Rapor'dur^(Report) . 

Bir araç seçtiğinizde, ilgili öğeleri içeren bir kenar çubuğu görüntülenir. Görüşmeleriniz, Ekleriniz, Kanıtlarınız^(Proofs) , Güncelleme İstekleriniz^{(Update Requests)} , Yayınlamanız^(Publish) , Etkinlik Günlüğünüz^{(Activity Log)} ve Özetiniz^(Summary) var . 

Kenar çubuğundaki kullanılabilir eylemler araca bağlıdır. Örnek olarak, tüm konuşmaları, okunmamış olanları veya sayfa veya satır başına yorumları görüntüleyebilirsiniz. Ekler için dosyayı önizleyebilir, indirebilir, yeniden adlandırabilir veya bir açıklama ekleyebilirsiniz.

Üst Araç Çubuğu

Her öğenin üstünde ek araçlarınız var. Sol tarafta, bir eylemi kaydedebilir, yazdırabilir, geri alabilir veya yeniden yapabilirsiniz. Bunun hemen yanında, oldukça kullanışlı olan görünümünüzü değiştirebilirsiniz. Izgara^(Grid) , Gantt , Kart^(Card) veya Takvim^(Calendar) görünümleri  arasında geçiş yapın.

Microsoft Word'de^{(in Microsoft Word)} gördüğünüze benzer yazı tipi ve biçim düğmeleri de göreceksiniz . Bu, yazı tipi stilini, boyutunu veya rengini değiştirmenize, hizalamayı değiştirmenize, para birimi olarak biçimlendirmenize ve daha pek çok şeye olanak tanır.

Ek Smartsheet Özellikleri^{(Additional Smartsheet Features)} ve Seçenekleri

Smartsheet'in^(Smartsheet) nasıl kullanılacağının temellerini öğrendikten sonra , bu ek özelliklere ve seçeneklere bir göz atın.

Paylaşım^(Sharing) : Gerçek zamanlı konuşmalar ve işbirliği araçlarının^{(collaboration tools)} yanı sıra ekibiniz için paylaşım ve izin ayarlarını yapabilirsiniz. Seçeneklerinizi görüntülemek için sağ üstteki Paylaş^(Share) düğmesini kullanın .

Entegrasyonlar^{(Integrations)} : Smartsheet'i ^(Smartsheet)Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira ve daha fazlası gibi uygulamalara bağlayın. Seçeneklerinizi görüntülemek için Çözüm Merkezi'ne^{(Solution Center)} gidin , Tüm Çözümlere Gözat'ı^{(Browse All Solutions)} seçin ve Eklentiler bölümünde Daha Fazla Eklenti Gör'ü seçin.^{(See More Add-Ons)}

Otomatik İş Akışları^{(Automated Workflows)} : Bir tetikleyici ve eylem seçerek projeniz veya sayfanız için görevleri otomatikleştirin . ^{(Automate tasks)}Bildirimler, onay istekleri, bir tarih kaydetme veya satırları kilitleme gibi şeyleri otomatikleştirebilirsiniz. Üst araç çubuğunun üzerindeki Otomasyon^(Automation) sekmesini seçin .

Ayrıca bir çalışma alanı oluşturabilir, koşullu biçimlendirme kullanabilir ve şirketiniz için bir web veya mobil uygulama oluşturmaya yönelik işlevleri kontrol edebilirsiniz.

Smartsheet , her boyuttaki projeyi yönetmek için tam özellikli, sağlam bir araçtır. Size en uygun olan abonelik planı fiyatlarını^{(subscription plan pricing)} kontrol ettiğinizden emin olun .

Benzer araçlar için Todoist Kanban aracının^{(use the Todoist Kanban tool)} nasıl kullanılacağına veya Trello ile nasıl üretken^{(be productive with Trello)} olunacağına bir göz atın .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and wеb-based tool for trackіng proјects, tasks, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Yeni Başlayanlar İçin Bir Adobe Premiere Eğitimi

• Bir Microsoft Planner Eğitimi: Bilmeniz Gereken Her Şey

• Google Draw: Yeni Başlayanlar İçin Tam Bir Kılavuz

• En İyi Konferans Görüşmesi Hizmeti Nedir – Karşılaştırılan En İyi Uygulamalar

• Windows'ta Dosyaları Otomatik Olarak Taşıma, Silme veya Kopyalama

• Signal Masaüstü Uygulaması Gizliliğinizi Korumaya Nasıl Yardımcı Olabilir?

• MakeMKV ile DVD'lerinizi ve Blu-Ray'lerinizi Zahmetsizce Nasıl Kopyalarsınız?

• Oynanışı PC'nize Kaydetmenin 9 Yolu

• Windows için En İyi 11 Ücretsiz Ekran Görüntüsü Yazılımı

• En İyi Markdown Editörleri: Tüm Platformlar ve Çevrimiçi

• Web Siteleri Nasıl Çalışır: Kaputun Altında Neler Olduğunu Öğrenin

• Avast Çevrimiçi Güvenlik Uzantısı: Kullanmaya Değer mi?

• Ücretsiz Ebeveyn Denetimi Yazılımıyla Siteler Nasıl Engellenir

• Windows Installer Paketleri Oluşturmak için 4 Harika Araç

• USB Belleğinizde Bulunmasını Kesinlikle İstediğiniz 5 Taşınabilir Uygulama

• Windows, Mac ve Linux İçin En İyi 5 Mavi Işık Filtresi Uygulaması

• Windows, Mac, iOS ve Android için En İyi 5 IP Tarayıcı Aracı

• Zapier E-posta Ayrıştırıcı: Kullanmanın 3 Yaratıcı Yolu

• Chromebook için En İyi 7 Ekran Alıntısı Aracı

• Yaygın Yazıcı Sorunlarını Düzeltmek için HP Print and Scan Doctor'ı kullanın